Gestion de la paie en interne ou externalisation

Externaliser ou internaliser sa paie ? Une question épineuse à laquelle les entreprises sont régulièrement confrontées et à laquelle il est difficile d’apporter une réponse tranchée. En effet, les deux modes de gestion présentent des avantages et des inconvénients qu’il importe de connaître afin de faire un choix éclairé. Cette décision n’a rien d’anodin, puisqu’elle est motivée par la nécessité de répondre aux enjeux inhérents à la gestion de la paie et le besoin d’optimiser ses coûts. Opter pour une paie externalisée ou internalisée obéit donc à une logique basée sur des considérations d’ordre pratique et stratégique.

Internalisation de la gestion de la paie : Avantages et inconvénients

Gérer la paie en interne : comment ça marche ?

Plus qu’un simple support, le bulletin de paie est le document par lequel on formalise la production de la paie. La responsabilité de cette tâche est partagée par la direction des ressources humaines et le service de la comptabilité. La gestion de la paie nécessite une approche documentaire et technique. Elle requiert du savoir-faire, mais aussi des outils appropriés. En règle générale, quand vous choisissez une paie internalisée, plusieurs options s’offrent à vous. La première consiste à désigner un gestionnaire de paie, qui se sert d’un logiciel de paie pour assurer les fonctions de son poste. Enfin, la paie en mode ASP se présente comme le compromis entre une gestion internalisée et externalisée. Avec la solution ASP (Application Service Provider) ou fournisseur d’applications hébergées, le logiciel n’est pas installé sur le poste de travail de l’utilisateur, mais ce dernier peut y accéder en ligne depuis les serveurs du prestataire. Plusieurs éditeurs proposent ce type de logiciel dont SAGE.

La gestion de la paie n’admet aucune approximation, au risque de provoquer ou de faire enfler des litiges. Ce poste concourt au maintien d’un climat social sain dans l’entreprise. Il doit aussi garantir la sécurité des données et respecter une certaine conformité réglementaire. Il importe que chaque solution choisie réponde à ces différents enjeux.

Dans l’exercice de ses fonctions, le gestionnaire de paie réalise plusieurs tâches. Il édite les fiches de paie en prenant en compte entre autres éléments : les arrêts de travail, les indemnités, les primes, les heures supplémentaires, ainsi que toutes les variables susceptibles d’influer sur la rémunération des salariés.

En plus de ces opérations, la paie revêt un aspect juridique qui s’exprime notamment par le traitement des cotisations sociales, de l’assurance chômage et d’autres informations sociales. La paie inclut aussi la production de la déclaration sociale nominative (DSN), la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, sans oublier le calcul du prélèvement à la source (PAS) entre autres…

Gérer la paie en interne : quels en sont les avantages ?

Autonomie, c’est le principal argument que l’on peut avancer en faveur d’une internalisation de la paie. Par le recours à un gestionnaire, l’ensemble du processus est pris en charge en interne, sans aucune influence extérieure. Cela permet d’avoir une approche unique, basée sur les besoins de l’entreprise, ce qui conduit à terme à une personnalisation de la paie. Comme on a pu le voir, afin d’établir les bulletins de paie, le gestionnaire de paie fournit un travail de collecte non négligeable, tout en traitant des données juridiques et administratives. Pour l’aider à réaliser cet exercice, l’utilisation d’un logiciel de paie fiable s’impose.

En plus de renforcer l’autonomie, ces outils permettent d’automatiser et de faciliter l’exécution de certaines tâches. Le contrôle ou le suivi des opérations, la saisie des données s’effectuent de façon plus naturelle, ce qui réduit considérablement le temps de traitement. Les risques d’erreurs sont minimisés, indépendamment du nombre de dossiers traités. Les logiciels de paie contribuent à l’allègement de la charge de travail liée aux exercices comptables. L’entreprise gagne en souplesse et en réactivité, étant donné que l’accessibilité de la base de données n’est soumise à aucun délai. La disponibilité est immédiate.

En interne, pour peu qu’aucun problème de sécurité ne soit déploré, la confidentialité des données de paie est sauve. Utiliser un logiciel permet de garder la main sur les processus RH en rapport avec la paie. Il convient de préciser qu’une bonne gestion de la paie a également un retentissement favorable sur la satisfaction des salariés.

Autre avantage significatif : l’employeur dispose d’un profil avec des compétences en gestion de la paie qui vient en renfort de ses ressources humaines. On compte plusieurs logiciels de paie sur le marché, dont Cegid, SAGE ou Payfit. Chaque outil ayant ses particularités, une initiation à la paie est souvent proposée aux utilisateurs pour en faciliter l’utilisation.

Gérer la paie en interne : quels inconvénients ?

Internaliser sa paie implique d’avoir au moins en interne des compétences en fiscalité, en comptabilité et en droit social. Savoir prendre en main les outils bureautiques et le logiciel de paie est aussi essentiel. Le développement de ces aptitudes prend du temps et a un coût relatif à l’acquisition et à la maintenance des outils. Les règlementations liées à la paie ne sont pas figées. Elles évoluent, ce qui exige une veille constante pour rester au fait des tendances qui émergent sur le plan juridique, structurel et organisationnel. Cette démarche est utile pour assurer la formation continue des salariés afin de conserver les compétences en paie.

Un défaut d’expertise ou d’expérience du gestionnaire de paie en interne est susceptible de provoquer des erreurs dont la récurrence peut mener à des pénalités de retard ou des régularisations.

Le choix des logiciels de paie n’est pas toujours évident. L’entreprise doit, dès le départ, mettre le doigt sur ses besoins pour trouver l’application adaptée. Cela peut conduire à des errances techniques avant d’avoir la bonne formule. Idéalement, il faut choisir un outil suffisamment modulable pour répondre aux spécificités de chaque entreprise.

C’est en cela que la gestion de la paie en mode hébergé (ASP) se démarque par sa flexibilité et par son adaptabilité. De plus en plus prisé des PME et des TPE, cette solution en ligne basée sur le modèle économique de l’abonnement, séduit par son coût et la qualité des services proposés. Dans le cas de la paie, la facture est basée sur le coût au bulletin, ce qui permet à l’entreprise de mieux anticiper le coût financier.

Hébergés par le prestataire, le logiciel et la base de données restent accessibles à tout moment. Le service prend en charge une grande partie des tâches liées à la paie, y compris la veille juridique et la déclaration des cotisations sociales. On laisse à l’entreprise le soin de saisir et de distribuer les bulletins.

Externalisation de la paie : avantages et inconvénients

Paie externalisée : comment ça marche ?

Externaliser la gestion de sa paie, c’est la confier à un prestataire de service. Cette solution a semblé longtemps être l’apanage des grandes entreprises, mais dans les faits, même de petites structures peuvent l’adopter. Mais en quoi cela consiste-t-il réellement ?

Précisons d’emblée qu’il existe plusieurs niveaux d’externalisation. Le premier niveau se réfère à l’externalisation matérielle. Ici, l’entreprise s’appuie sur les moyens informatiques mis à sa disposition par un prestataire externe pour gérer sa paie. Il s’agit, dans la majorité des cas, de solutions hébergées sur des serveurs privés appartenant au prestataire. Ce dernier ne fournit que le support matériel et sa maintenance, pas les services de gestion de la paie. Cette tâche est assurée par l’entreprise.

Au deuxième niveau d’externalisation, la prise en charge de la paie est confiée à un prestataire. L’entreprise n’a pas à se préoccuper ni des moyens informatiques, ni des services de gestion. Le prestataire s’engage à remplir l’ensemble des missions de gestion de la paye dans le strict respect des règlementations de conformité et de sécurité des données.

Les services proposés sont assortis d’une obligation de moyens et de résultats. Cela signifie que le prestataire endosse la responsabilité des risques financiers de l’entreprise. Ces risques peuvent être couverts par une assurance. Ce niveau d’externalisation peut aussi comprendre l’édition, la mise sous pli, l’envoi et l’archivage des fiches de paie. Les opérations comme la saisie, le contrôle et la validation des bulletins sont toujours gérées en interne.

Au dernier palier de l’externalisation, la paie est confiée dans sa globalité à un prestataire tiers. Ce dernier prend en charge tout le processus de production, ce qui inclut la saisie des éléments constitutifs des bulletins de paie, ainsi que les différentes déclarations. Naturellement, les services comprennent également la mise sous pli, l’édition, l’envoi, la gestion électronique et l’archivage des bulletins. L’obligation de résultats prévaut toujours pour les opérations réalisées par le prestataire.

Les deux parties : l’entreprise et le prestataire formalisent l’externalisation par un contrat d’externalisation. Le document reprend par le menu les tâches prises en charge par les acteurs impliqués. Cela permet d’avoir une idée précise des responsabilités de chaque partie.

Externalisation de la paie : quels avantages ?

Une paie externalisée est un gain de temps considérable, dans la mesure où c’est un poste particulièrement chronophage. En allégeant ainsi sa charge de travail, l’entreprise garde les coudées franches pour se dédier pleinement à sa clientèle et à son cœur de métier. La paie étant désormais confiée à de véritables professionnels, les risques d’erreurs sont considérablement réduits, sans compter le bénéfice de l’expertise métier qu’apporte le prestataire.

Les coûts liés aux moyens informatiques et aux ressources humaines à consacrer à la gestion de la paye sont réduits. L’entreprise limite ainsi ses charges fixes tout en ayant l’assurance d’une paie conforme aux règlementations en vigueur. Aucune tâche de maintenance informatique ou de gestion logicielle ne lui incombe non plus. Ce sont autant de frais économisés, notamment ceux liés à la formation à la paie pour les débutants ou pour d’éventuels gestionnaires en poste. En outre, il devient plus facile de faire des projections financières, étant donné que le coût unitaire par fiche de paie est bien connu.

Inconvénients d’une paie externalisée

En dépit de tous ses avantages, l’externalisation de la paie n’est pas pour autant la panacée. La choisir, c’est dépendre fatalement d’un prestataire. La délégation conduit aussi à un défaut de compétences sociales et juridiques en interne, puisque l’entreprise ne compte pas sur ses propres ressources. À partir d’un certain nombre de salariés, le coût de l’externalisation perd de son attractivité, le tarif par bulletin devenant moins compétitif.

En définitive, il apparaît que le choix de l’internalisation ou de l’externalisation de la paie est fortement influencé par la taille de la société. Au-delà de 250 salariés, il semble plus judicieux d’opter pour une paie internalisée, pour non seulement avoir des coûts réduits, mais aussi pour garder le contrôle de l’ensemble du processus. En revanche, les structures comptant moins de 250 salariés peuvent envisager l’externalisation avec plus de sérénité. Pour garantir la bonne gestion de la paye, la recherche de prestataires doit être prise au sérieux. Elle peut être facilitée en passant par une plateforme de mise en relation comme SAGE qui propose également un service paie externalisé.

La gestion de la paye est un poste majeur en entreprise. Plus qu’une obligation légale, c’est un levier d’optimisation qui ne peut être négligé. Il y a donc un réel intérêt à s’initier à la paie, indifféremment du mode de gestion choisi.