Comment mettre en place une mutuelle d’entreprise?

Mettre en place une mutuelle d’entreprise, c’est d’abord une obligation dès que l’entreprise embauche son premier salarié. Que prévoit la loi? Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place une mutuelle de santé collective ? Nous vous expliquons tout.

Une obligation légale depuis 2016

Depuis le 1er janvier 2016, les employeurs du secteur privé sont légalement obligés de mettre en place une mutuelle santé d’entreprise. Cette règle s’impose à tous les employeurs à l’exception des particuliers.

Une mutuelle d’entreprise imposée par la loi 

Les employeurs doivent proposer cette couverture à tous les salariés sans la moindre distinction d’ancienneté, de contrat ou de fonction. Proposer… Cela signifie que le salarié peut refuser d’adhérer s’il se trouve dans une des situations suivantes :

• Il est couvert par une autre complémentaire santé comme ayant droit;
• le salarié est déjà présent dans l’entreprise au moment de la mise en place qui se fait par décision unilatérale (pas d’obligation conventionnelle);
• il est déjà couvert par la complémentaire santé solidaire (CSS);
• il est en CDD d’une durée inférieure à 3 mois ou à temps très partiel (15 heures ou moins hebdomadaire) ;
• il est déjà couvert à titre individuel – il est dispensé jusqu’à la prochaine échéance de son contrat;
• s’il est en CDD de moins de 12 mois et que cette possibilité de dispense est prévue par la convention collective ou la décision unilatérale;
• s’il est en CDD de plus de 12 mois et que cette possibilité de dispense est prévue par la convention collective ou la décision unilatérale, à condition de pouvoir justifier d’une couverture individuelle;
• il travaille dans le cadre d’un contrat d’apprentissage de moins d’1 an ou la cotisation s’élève à plus de 10% de sa rémunération (cas de dispense prévu dans l’acte de mise en place ou la convention).

Attention : les salariés en CDD de moins de 3 mois ou à temps partiel (moins de 15 heures) qui refusent la mutuelle d’entreprise peuvent demander à l’employeur le versement santé qui leur sera payé mensuellement à condition d’être couverts par un autre contrat de complémentaire santé.

Une couverture encadrée

La couverture proposée est elle aussi encadrée par la loi qui prévoit un minimum, elle doit au moins rembourser les montants de prise en charge du panier de soins ANI :

• La totalité du ticket modérateur (consultations, actes et prestations remboursables par la sécurité sociale) ;
• prise en charge intégrale du forfait hospitalier sans limite de temps ;
• remboursement des frais dentaires à concurrence de 125 % du tarif conventionnel de la sécurité sociale;
• frais d’optique à hauteur de 100 à 200 euros tous les deux ans.

Une prise en charge des cotisations par l’employeur 

Une autre obligation légale pour les employeurs réside dans le fait qu’ils doivent prendre à leur charge au moins 50% des cotisations de la mutuelle proposée. 

À noter que la part prise en charge par l‘employeur est soumise à l’impôt sur le revenu, ce qui mérite une analyse fine pour éviter par exemple de faire passer les salariés dans une tranche d’imposition supérieure ou augmente leur coefficient familial notamment.

Les étapes à suivre pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise

Tout d’abord, l’entreprise doit vérifier ses obligations en matière de mutuelle reprises dans la convention collective ou les accords qui lui sont applicables. Car selon le cas la manière de mise en œuvre diffère:

• Si une couverture santé est prévue conventionnellement ou accord de branche, cela s’impose obligatoirement à l’employeur.
• À défaut d’accord de branche, l’accord peut être trouvé via un accord collectif négocié au sein même de l’entreprise, entre l’employeur et les représentants du personnel.
• Si les négociations n’aboutissent pas ou dans les entreprises de moins de 50 salariés, la mutuelle est mise en place par une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Un acte écrit qui détaille le contrat choisi : nom de l’assureur, garanties, cotisations, etc.

Ensuite, il est important pour l’entreprise d’évaluer les besoins de couverture. En effet, si la loi impose un minimum, rien n’empêche l’employeur d’étendre les bénéfices du contrat de prévoyance santé à travers des couvertures supplémentaires. Un conseil : Interroger ses collaborateurs pour déterminer leurs besoins de santé. C’est que ceux-ci varient suivant leur âge, leurs fonctions ou encore le secteur d’activité

La détermination du budget est également important puisque cela détermine la part de l’employeur dans les cotisations. Cela justifie donc de demander une tarification auprès de plusieurs organismes.

Une fois le contrat négocié, la dernière étape consiste à informer les salariés. Cela consiste à leur remettre par écrit une notice informative. Celle-ci doit être claire et expliquer les options possibles ainsi que les possibilités de dispense.

Ces étapes permettent à l’employeur de proposer à ses salariés la formule de mutuelle entreprise la plus adaptée à leurs besoins. Il n’en reste pas moins qu’une couverture collective n’est pas toujours adaptée aux besoins spécifiques de certains salariés. Voilà pourquoi une politique de packs optionnels complètement à charge des salariés qui les choisissent est souvent retenue.