Comment établir un reçu pour solde de tout compte

Quand les circonstances mènent à la rupture du contrat de travail, l’employeur doit remettre au salarié qui quitte l’entreprise un reçu pour solde de tout compte. De quoi s’agit-il ? Comment rédiger et remettre un solde de tout compte au salarié ? Que se passe-t-il si le salarié refuse de le signer ? Zoom sur le reçu pour solde de tout compte.

Quand faut-il fournir un reçu pour solde de tout compte au salarié ?

Le reçu pour solde de tout compte est un document rédigé par l’employeur en fin de contrat. Il y indique les sommes restant à payer au salarié partant : salaire, indemnités, primes… En le signant, le salarié reconnaît avoir reçu les sommes mentionnées.

Cette étape est une obligation légale imposée à l’employeur par le Code du travail. Il est obligé de remettre le reçu pour solde de tout compte au salarié dont le contrat de travail prend fin. Et ce, quelque soit le type de contrat.

Rédaction et remise du reçu pour solde de tout compte au salarié

Quels sont les éléments que doit contenir le reçu pour solde de tout compte ? Il s’agit tout simplement de toutes les sommes que doit recevoir le salarié à son départ. 

Il s’agit d’indiquer le salaire dû jusqu’à la fin du contrat, sans oublier les heures supplémentaires restantes, le solde de congés payés, de RTT non pris ou encore le 13ème mois éventuellement proratisé. De plus, le reçu doit reprendre toutes les indemnités dues au salarié (indemnités de licenciement, de préavis ou en cas de clause de non-concurrence, …)

Le reçu pour solde de tout compte est remis au salarié au moment de la rupture du contrat de travail. Concrètement, cela signifie qu’il doit être remis quand le salarié quitte les murs de l’entreprise : à l’issue du délai de préavis s’il y en a un, au moment de la notification du licenciement en cas de rupture immédiate.

Même s’il peut être remis au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel électronique avec accusé de réception, la pratique est de le remettre au travailleur en main propre. La raison est simple : la règle est que le salarié doit signer le reçu qui lui est présenté.

Attention : le reçu doit être dressé en double exemplaire (un pour chaque partie). Il doit indiquer la date de fin de contrat et reprendre la mention « pour solde de tout compte » au-dessus de la signature du salarié . Tout cela sans oublier d’indiquer que le salarié dispose de 6 mois pour contester. 

Conséquences si le salarié refuse de signer le reçu pour solde de tout compte 

Le salarié est-il obligé de signer le reçu pour solde de tout compte ? Non ! Il peut refuser de signer s’il est en désaccord avec les sommes indiquées. Voire s’il a un simple doute. Il peut aussi le signer en ajoutant la mention « sous toute réserve » ou annotation équivalente. 

Signature ou non, cela a un impact sur les délais de dénonciation par le salarié. En effet, si le reçu a été signé, le salarié a 6 mois pour réclamer la perception des sommes mentionnées dans le reçu pour solde de tout compte. Après ce délai, l’employeur est indiscutablement supposé s’être acquitté de toutes ces sommes. 

Tout change quand le salarié ne signe pas le reçu. En effet, il bénéficie alors d’une période pouvant aller jusqu’à 3 ans pour réclamer les sommes qu’il considèrent comme dues.

Le reçu pour solde de tout compte est donc un document important eu égard à son caractère libératoire pour l’employeur quand il a été signé par le salarié. Cela vaut donc la peine de le rédiger correctement pour prévenir toute contestation ultérieure. 

Exemple de reçu pour solde de tout compte à télécharger (format pdf)