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DSN… Ces trois lettres font partie des obligations qui s’imposent aux employeurs du secteur privé. Ils doivent établir chaque mois une Déclaration Sociale Nominative (DSN) afin de transmettre les données de leurs travailleurs salariés. Comment fonctionne cette formalité obligatoire? Peut-on utiliser un logiciel de paie pour la réaliser? Quelles sont les données transmises? Quelles sont les différences entre DSN mensuelle et événementielle? Nous faisons le point.
Les modalités pratiques de la DSN
Déclaration électronique reprenant les données sociales des salariés de l’entreprise, la DSN est une obligation légale. L’employeur doit remplir cette déclaration soit à travers le portail Net Entreprises soit à travers un logiciel de paie SIRH compatible DSN. Les employeurs qui utilisent le logiciel de paie gratuit TESE proposé par l’Urssaf enverront leur DSN à travers ce service.
Quel que soit l’outil choisi, la base de travail est la même : Les données de la paie et les informations complémentaires indiquées par l’employeur.
Deux types de DSN existent : la DSN mensuelle qui reprend les déclarations sociales de l’employeur et les DSN événementielles liées à la survenance d’évènements comme un arrêt de travail, une maladie professionnelle ou encore une rupture de contrat.
Dans les deux cas, il s’agit d’une obligation légale imposée à toutes les entreprises du secteur privé ayant des salariés. Effectivement, des sanctions sont prévues lorsque l’entreprise ne transmet pas la DSN, le fait avec retard, ne mentionne pas un salarié ou reprend des données inexactes.
Bon à savoir : L’employeur dispose de 30 jours pour corriger une DSN erronée afin d’éviter les pénalités!
La transmission de la DSN mensuelle doit se faire dans le mois qui suit la période de travail salarié selon un calendrier précis : Avant le 15 du mois pour les employeurs de moins de 50 salariés et avant le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés au moins.
En ce qui concerne la DSN évènementielle, elle doit être envoyée dans les 5 jours suivant l’évènement à signaler.
La DSN mensuelle et les informations transmises
Chaque mois, l’employeur doit remplir et transmettre la DSN mensuelle. A noter que si l’entreprise dispose de plusieurs établissements avec des SIRET différents, chaque établissement doit effectuer une DSN.
La Déclaration Sociale Nominative doit indiquer pour chaque salarié :
- Caractéristiques du contrat de travail
- Lieu d’exécution du contrat
- Convention Collective
- Dates du contrat de travail : début, échéance, éventuelles suspensions ou reprises effectuées pour le mois concerné
- Durée de travail prise en compte pour la paie
- Rémunération : Montant, cotisations et contributions sociales (Urssaf, retraite, prévoyance mutuelle), exonérations
- Taux de prélèvement à la source
- Etc…
Il s’agit d’une véritable photographie de la situation du salarié dans l’entreprise pendant le mois visé. L’objectif est de simplifier la transmission des informations aux différents organismes comme Pôle Emploi, l’Urssaf, les Impôts, ou encore les caisses sociales.
Une précision : la DSN a remplacé la Déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS U) qui ne subsiste que pour quelques salariés spécifiques hors DSN.
Les DSN évènementielles obligatoires
Comme la vie du salarié n’est pas toujours un long fleuve tranquille, la loi a prévu le signalement d’évènements touchant à l’activité des salariés. Il s’agit des DSN évènementielles à compléter notamment en cas de :
- Arrêt de travail (maladie ou accident de travail avec mention des dates de début et de fin)
- Congés pour évènement familial
- Reprise anticipée dans le cadre d’un arrêt de travail
- Fin de contrat de travail
- Un grand nombre de déclarations ont été remplacées par la DSN au-delà de la DADS-U et notamment : Déclarations aux caisses de congés payés, déclaration CPF….
- Déclarations aux organismes de prévoyance, mutuelles ou caisses de retraite complémentaire
- Etc…
La liste est longue et montre à quel point la DSN simplifie les formalités sociales des entreprises.
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