Sommaire
Nous allons passer en revue pas à pas tous les éléments à paramétrer dans un logiciel de paie pour pouvoir établir un premier bulletin de salaire.
Les étapes essentielles pour paramétrer un logiciel de paie
Paramétrer les informations de l’employeur
Les informations qui seront à renseigner dans un logiciel de paie seront le plus couramment les suivantes :
Identité de l’employeur
Vous pourrez retrouver sur le Kbis et l’avis de situation Sirene la dénomination, l’adresse ainsi que le code ape. Il peut arriver que l’employeur ait des salariés sur plusieurs établissements et par conséquent plusieurs siret.
Convention collective
Il faut généralement renseigner le code IDCC de la convention collective, si aucune convention n’est applicable, c’est le code du travail qui s’applique.
Dans certains cas plusieurs conventions collectives sont présentes. Par exemple dans le bâtiment, s’il y a des salariés de la catégorie des ouvriers et des salariés de la catégorie des etam, ils dépendent chacun d’une convention collective distincte.
Mode d’application de la journée de solidarité
Le choix de la journée de solidarité est propre à chaque employeur. Une rubrique spécifique est présente dans chaque logiciel de paie. Elle doit être complétée lors du paramétrage afin de mentionner le jour concerné par la journée de solidarité.
Effectif des 5 derniers exercices
Connaître l’effectif permet de déterminer l’application de certaines cotisations et exonérations qui diffèrent selon le nombre de salariés, ainsi que les dates de paiement (l’urssaf se paie le 5 du mois suivant au lieu du 15 pour les employeurs d’au moins 50 salariés). Cette information est à indiquer dans le logiciel de paie.
Mode d’acquisition des congés payés
Les salariés ont droit à 5 semaines de congés payés par année. Ils acquièrent soit 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois, ou 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois. Ils peuvent également dépendre d’une caisse de congés payés comme cela est le cas dans le bâtiment. Peu importe le mode de gestion des congés, ce point doit être précisé dans le logiciel car cela peut influer soit sur les cotisations soit sur les compteurs de congés.
Méthode de calcul des absences
Bien que la méthode de calcul des absences prévue par la jurisprudence soit la méthode des heures réelles, cela peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Il faudra donc indiquer au logiciel le mode de déduction des absences utilisé.
Coordonnées bancaires pour le télépaiement des cotisations et prélèvement à la source
Le prélèvement à la source est normalement obligatoirement payé par prélèvement sepa et les cotisations sociales le sont souvent également. Le renseignement des coordonnées bancaires est prévu dans tout logiciel de paie.
Application de cotisations spécifiques (taxe sur les salaires par exemple)
Il existe autant de paramétrages spécifiques que de situations, tout bon logiciel doit prévoir chaque cas de figure qui peur se présenter au gestionnaire de paie.
Paramétrer les organismes collecteurs dans l’outil de paie
Les organismes pour lesquels il faut toujours indiquer la périodicité de paiement sont le plus couramment :
L’urssaf pour le régime général ou la msa pour le régime agricole
Il faut choisir le bon organisme qui diffère selon la région dans laquelle se trouve l’employeur.
Pôle emploi
Bien qu’il faille indiquer le pole emploi qui diffère selon les régions, le paiement des cotisations se fait à l’urssaf.
La retraite complémentaire
Il faut indiquer dans le logiciel l’organisme collecteur des cotisations retraite de l’employeur ainsi que la périodicité de paiement.
Pour connaître la caisse de retraite compétente d’un nouvel employeur le site agirc-arrco donne cette information. A noter que dans certaines activités la caisse de retraite est imposée par exemple la PRO BTP dans le bâtiment ou l’IRP AUTO pour les employeurs du secteur automobile. A NOTER : à terme le paiement devrait également se faire à l’urssaf.
La retraite supplémentaire
La retraite supplémentaire est facultative, contrairement à la retraite complémentaire. La plupart des caisses de retraite complémentaire proposent des contrats de retraite supplémentaire. Ce pourra donc être le même organisme qui collectera les cotisations de retraite complémentaire et les cotisations de retraite supplémentaire. Si c’est un organisme différent, il conviendra de l’ajouter dans le logiciel.
Les organismes de prévoyance et de mutuelle
Il est obligatoire pour les entreprises ayant des salariés de leur proposer une couverture de mutuelle complémentaire. A contrario, la prévoyance n’est pas obligatoire, sauf pour les cadres, ou lorsqu’elle est prévue par la convention collective.
L’employeur peut choisir les organismes de prévoyance et de mutuelle, sauf si une caisse est prévue dans la convention collective.
Un paramétrage supplémentaire est à faire pour les cotisations de prévoyance et de mutuelle : doivent être renseignés les numéros de contrats, les codes populations, les codes options, éventuellement le code délégataire….
Paramétrage des taux et frais dans le logiciel de paie
Si l’employeur a un contrat de prévoyance, il faut indiquer au logiciel de paie le taux applicable ainsi que la répartition entre la part salariale et la part patronale. Il en va de même pour la mutuelle qui peut avoir pour base le salaire brut, le plafond de la sécurité sociale ou être un montant forfaitaire (entre autres). Est généralement à paramétrer les code et taux d’accident du travail.
Si les salariés bénéficient de tickets restaurant, doivent être indiqués dans le logiciel au moins la valeur faciale et la valeur de la part salariale, pour calculer l’éventuel dépassement du plafond d’exonération de la prise en charge par l’employeur.
Devra également être saisi, le taux d’une éventuelle retraite supplémentaire.
Les taux nationaux sont normalement gérés et mis à jour par l’éditeur du logiciel de paie.
Paramétrage d’un salarié dans un logiciel de paie
En dehors de son identité complète et de l’emploi, les informations à renseigner pour établir un bulletin sans erreur sont:
La date d’embauche
Elle doit correspondre à celle mentionnée sur le contrat de travail, elle peut être différente de la date d’ancienneté (en cas de transfert de contrat de travail par exemple).
La convention collective
Si plusieurs conventions sont applicables dans l’entreprise, il faut préciser pour chaque salarié celle qui régit son contrat.
Le type de contrat et statut
Il faut indiquer s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée, s’il est spécifique (apprenti par exemple), cadre, non-cadre, le coefficient…. En cas de cdd, le motif de recours est à préciser ainsi que la durée initiale, généralement c’est la date de sortie prévue qui sera notée.
Les cotisations spécifiques et modèle de bulletin
Selon le statut du salarié, un paramétrage spécifique est à appliquer : mandataire social, exonération jeune entreprise innovante, cadre, non cadre, apprenti, contrat de professionnalisation…. il faudra certainement choisir un modèle de bulletin spécifique ou préciser cette particularité.
L’horaire et le salaire
Le nombre d’heures mensuelles ainsi que la rémunération doivent être indiqués pour calculer le bulletin de paie.
La prévoyance et la mutuelle
Généralement pour générer les cotisations, si le salarié est concerné il faut lui affecter le contrat de mutuelle ou de prévoyance précédemment paramétré.
Les congés payés
Il faudra reprendre les compteurs de congés payés pour les salariés déjà présents et renseigner les salaires bruts de la période de référence des congés payés pour automatiser le calcul des indemnités de congés payés.
Contrôle du paramétrage du logiciel de paie
Lors de l’établissement du premier bulletin de salaire, il faudra vérifier les points suivants:
- Les éléments administratifs : orthographe des noms, exactitude des adresses, poste, coefficient….
- Les compteurs : congés, rtt…
- Les éléments de calculs fixe : taux de prévoyance, modèle de bulletin….
- Les éléments de calculs variables : absences, proratisation du plafond….
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