Comment embaucher un travailleur étranger

Embaucher un travailleur étranger peut apporter de nombreux avantages à une entreprise en termes de compétences, de diversité et de perspectives internationales. Lorsque vous avez sélectionné un candidat pour un poste, il est essentiel de suivre les procédures légales et administratives appropriées pour garantir une embauche en toute conformité s’il est étranger. Quelle est la procédure ? Quelles sont les taxes à payer ? Nous vous expliquons.

Les démarches pour embaucher un salarié étranger

La procédure d’embauche d’un travailleur étranger varie suivant la nationalité du prétendant au poste. Voilà pourquoi nous distinguons entre travailleur possédant la nationalité d’un pays de l’Union Européenne et travailleur hors Union européenne. Le plus important pour l’employeur est de s’assurer que le candidat a le droit de travailler en France.

Une précision : Certaines prestations de travail de moins de 3 mois ne nécessitent pas d’autorisation de travail quelle que soit la nationalité du travailleur étranger. C’est notamment le cas pour les prestations liées à des manifestations sportives, culturelles, artistiques et scientifiques, celles de mannequinat ou encore lorsque l’étranger travaille dans le cadre de colloques, séminaires et salons professionnels.

La procédure pour embaucher un salarié européen

Les travailleurs possédant une nationalité de l’Union européenne n’ont besoin d’aucune autorisation pour travailler en France. En effet, ils bénéficient de la libre circulation des ressortissants européens.

ATTENTION : Cette libre circulation s’applique aussi aux ressortissants des pays suivants : Islande, Norvège, Liechtenstein. En vertu d’accords internationaux, les travailleurs originaires de Suisse, Monaco, Andorre et Saint-Martin, bénéficient des mêmes formalités que les citoyens européens.

Cela signifie que l’employeur qui souhaite embaucher un travailleur possédant une de ces nationalités, est soumis aux formalités d’embauche valables pour les citoyens français.

La procédure pour embaucher un salarié étranger hors union européenne

Lorsque le candidat ne bénéficie pas des règles applicables aux ressortissants de l’Union européenne, l’employeur est tenu de respecter certaines formalités spécifiques qui varient suivant que le futur travailleur réside déjà en France ou non.

Quelle que soit la situation, plusieurs formalités sont communes :

• DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) : Cette formalité est à effectuer dans les 8 jours précédant le début du contrat de travail.
• Immatriculation du travailleur à l’Assurance Maladie
• Visite d’information et de prévention (ex visite médicale) : Cette démarche obligatoire doit avoir lieu dans les 3 mois du début du contrat de travail.

Lorsque le candidat ne réside pas encore en France

L’embauche d’un travailleur non européen ne résidant pas en France impose de respecter la procédure d’introduction d’un salarié étranger. Il s’agit en substance d’une demande préalable d’autorisation de travail.

Le dossier de demande d’introduction doit contenir les documents suivants :

• Document d’identité du travailleur;
• offre d’emploi déposée auprès de Pôle Emploi avec indication de clôture de cette offre;
• copie du contrat de travail ;

La procédure est la suivante :

• Dépôt auprès de Pôle Emploi de l’offre d’emploi et de la demande d’introduction;
• transmission du dossier par Pôle emploi à la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) de la région où travaillera le candidat.

La DREETS analyse la demande en tenant compte notamment du profil du candidat et des difficultés de recrutement pour le poste. En cas d’acceptation, Le salarié et l’employeur reçoivent l’autorisation de travail. Avec ce document, le salarié peut introduire sa demande de visa ou de titre de séjour 

Lorsque le candidat réside en France

Lorsque le candidat non-européen est déjà résident, la procédure est simplifiée. En effet, il suffit à l’employeur de vérifier la validité du titre de séjour du candidat en s’adressant à la préfecture du lieu d’exécution du contrat de travail.

La préfecture est tenue de répondre dans les 2 jours puisqu’au-delà, l’employeur est considéré comme ayant respecté son obligation de vérification du titre de séjour.

Il incombe simplement à l’employeur de s’assurer de l’authenticité du titre de séjour ou du visa du salarié auprès de la préfecture dont dépend le lieu de l’embauche. Cette demande est réalisée au moins 2 jours ouvrables avant la date de début du contrat de travail.

Peut-on embaucher un salarié qui n’a pas de titre de séjour ?

Oui, mais… L’employeur peut engager un travailleur sans titre de séjour à condition de régulariser sa situation.

Cela passe par une autorisation préfectorale qui se base sur un dossier monté par l’employeur. Il contient notamment:

• Une justification du recrutement du candidat avec description des fonctions et des conditions d’emploi offertes ;
• une demande d’autorisation (formulaire CERFA n°15186*02) de conclure un contrat de travail (en pratique : Au minimum un CDD de plus de 6 mois).

Le candidat doit, quant à lui justifier son identité, son domicile, ainsi que la durée de sa présence en France. Il doit également fournir des preuves de ses qualifications professionnelles et de son expérience.

BON A SAVOIR : Pour certains métiers en proie à des difficultés de recrutement, cette dernière exigence tombe.

Cette régularisation au cas par cas débouche sur une carte de séjour travailleur temporaire valable pour la durée du contrat (si CDD) ou valable 1 an et renouvelable (en cas de CDI).

Les taxes dues à l’OFII lors de l’embauche d’un salarié étranger

L’embauche d’un travailleur étranger impose de payer une taxe à l’OFII (Office Français de l’Immigration et de l’Intégration). Cette taxe ne concerne pas l’embauche de citoyens européens.

La taxe doit être payée par l’employeur au plus tard dans les 3 mois de l’autorisation de travail.

Le montant de la taxe varie suivant la durée du contrat de travail :

• Pour les contrats entre 3 mois et 12 mois : entre 74 et 300 euros suivant le salaire;
• pour les contrats de plus de 12 mois : 55% du salaire brut mensuel; si le salaire est supérieur à 2,5 fois le SMIC, le montant dû est plafonné à 55% * 2,5 SMIC Mensuel (2 650,38€ au 1er janvier 2024).