En dehors de la veille sociale qui doit être faite tout au long de l’année, deux périodes doivent être abordées avec attention : Le 1er janvier de l’année source de nombreuses mises à jour et la reprise d’un dossier de paie qui ne se fait pas nécessairement en début d’année.

Les changements en paie du début de l’année

La clé d’une mise à jour réussie est l’organisation! Pour ma part, j’ai toujours fonctionné avec des listes de tâches à réaliser et cela m’a plutôt réussi.

L’avantage est que vous connaissez votre dossier de paie, ainsi vous trouverez plus facilement les éléments à surveiller. Créez une liste de base que vous enrichirez au fur et à mesure que vous aurez connaissance des nouveautés et évolutions.

Les taux de cotisations

Il y a deux catégories de taux à surveiller, les taux nationaux et les taux spécifiques à l’entreprise.

Les taux nationaux sont publiés sur les sites officiels et seront intégrés par l’éditeur de votre logiciel de paie, cette partie est donc assez facile à gérer.

En ce qui concerne les taux spécifiques, il s’agit notamment de la retraite supplémentaire conventionnelle, de la prévoyance et de la mutuelle.

Les cotisations de prévoyance et de mutuelle intégrées dans la DSN (déclaration sociale nominative) font l’objet d’une fiche de paramétrage à laquelle vous avez accès depuis la plateforme sur laquelle vous déposez vos DSN, net-entreprise et jedeclare.com, entre autres.

Sur net-entreprise, il suffit de vous abonner aux courriels de notifications de parution d’une nouvelle fiche de paramétrage pour être averti en temps réel des modifications de taux ou du contrat. Cela est utile tout au long de l’année, car les taux ne sont pas mis à jour uniquement en début d’année.

Cependant l’employeur (ou votre client si vous êtes gestionnaire de paie indépendant), doit recevoir la mise à jour des taux par courrier ou mail par l’organisme auprès duquel il a souscrit le contrat.

Les salaires et accessoires

Tout au long de l’année, vous devez surveiller les évolutions de la convention collective applicable, et au 1er janvier de l’année, le SMIC évoluant vous devez vérifier que le SMC (salaire minimum conventionnel) n’est pas inférieur à la nouvelle valeur du SMIC.

D’autre valeurs sont susceptibles d’être mises à jour comme les avantages en nature, les frais professionnels….

Les autres changements en paie

Il y a eu de nombreux changements au fil des années. Heureusement le temps des déclarations annuelles sur papier est derrière nous. Les déclarations se font plus rapidement depuis le passage en DSN. Chaque année connaît ses changements : paiement des cotisations chômage à l’urssaf (sauf cas particuliers) par exemple! et si vous voulez connaître plus de mises à jour 2024, consultez l’article dédié.

La présentation du bulletin de paie lui-même a évolué plusieurs fois.

La reprise d’un dossier de paie

Dans ce cas de figure, les choses sont plus complexes puisque vous découvrez une situation qui a été gérée par un autre gestionnaire de paie. Il est important de faire un état des lieux précis du dossier que vous récupérez et de mettre en place une liste (encore) de points à vérifier et de documents à demander pour connaître tous les paramètres de l’employeur et, ainsi débuter la mission sociale dans les meilleures conditions. Cela vous permettra également de repérer d’éventuelles anomalies.

Quels documents demander pour la reprise d’un dossier en paie

• Les derniers bulletins de paie établis en version “non clarifiée”
• Les fiches individuelles de l’année précédente et celles de l’année en cours en cas de reprise en cours d’année
• Le rib de l’entreprise pour le paiement des charges sociales
• Le rib de chaque salarié si vous devez générer un fichier de virement
• Les fichiers DSN de l’année précédente: si votre logiciel le permet, les fichiers DSN sont repris par celui-ci et vous permettrons de récupérer certaines informations en automatique (identité des salariés, taux de cotisations..)
• La dernière provision pour congés payés
• Si l’entreprise est affiliée à une caisse de congés payés : les informations relatives à la caisse (référence adhésion, périodicité de paiement…)
• Les contrats de travail pour l’identité des salariés, les horaires, les contrats spécifiques (apprenti par exemple)
• Le dernier fichier xml des taux de prélèvement à la source
• La convention collective applicable si elle n’est pas mentionnée sur les bulletins de paie (normalement obligatoire)
• Les fiches de paramétrages DSN au format xml si vous pouvez les intégrer à votre logiciel de paie ou au format pdf
• Les contrats de retraite, prévoyance et mutuelle
• Les usages d’entreprise
• L’horaire collectif de travail et les éventuels horaires particuliers
• Les années de franchissement de seuil en terme d’effectifs (plus de 11/20… salariés)

Les points à vérifier pour la reprise du dossier de paie

• L’application de la convention collective (salaires, avantages, prévoyance…)
• Les statuts des salariés
• Les taux de cotisations de tous les organismes et le possible effet des dépassements de seuil
• Réduction de cotisations
• Les contrats aidés

A l’issue de cet audit de reprise, si vous avez détecté des irrégularités, il faudra avertir votre client et lui proposer des solutions pour régulariser.