L’entretien professionnel

Nous vous expliquons tout sur l’entretien professionnel, un outil précieux pour la gestion des ressources humaines d’une entreprise. De quoi s´agit-il ? Quelles sont ses spécificités ? Comment cet entretien doit-il être organisé ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement ? Focus sur ce rendez-vous obligé entre employeur et salarié.

Définition et objectifs de l’entretien individuel professionnel

L’entretien professionnel est centré sur les possibilités d’évolution professionnelle du travailleur (promotion, mobilité professionnelle ou acquisition d’une certification). L’approche est dynamique en ce sens qu’elle fait le point sur les qualifications du salarié et les formations utiles à l’évolution de ses compétences.  

Comme nous le verrons plus loin, il ne s’agit pas d’évaluer son travail. Ce dernier point relève d’une autre procédure : l’entretien annuel.

L’entretien professionnel est un outil majeur de la gestion des ressources humaines. Voilà pourquoi il est organisé tous les deux ans au moins, mais aussi après certaines absences (congé de maternité ou congé sabbatique par exemple) ou périodes d’activité réduite.

Utile aussi bien pour l’employeur que pour le salarié, l’entretien professionnel fait l’objet d’un compte rendu écrit remis au travailleur.

Tous les six ans, l’entretien professionnel doit être complété par un état des lieux récapitulatif. L’objectif pour l’employeur est de vérifier d’une part que le salarié a bien eu un entretien annuel tous les deux ans ou après certaines absences. D’autre part, cet état des lieux permet de faire le point sur les actions de formation et de progression dont a bénéficié le salarié. Cette progression est envisagée tant sous l’angle salarial que professionnel (avancement hiérarchique, évolution de responsabilités, …)

Formalisme et déroulement de l’entretien individuel professionnel

C´est l’employeur qui est légalement responsable de l’organisation de l’entretien professionnel (article L. 6315-1 du Code du travail). Cela n’empêche pas le salarié d’en faire la demande notamment dans les cas où l’entreprise ne l’a pas organisé ou s’il désire discuter de son évolution.

L’entretien doit être organisé pendant le temps de travail du salarié. D’ailleurs, il est considéré comme étant du temps de travail effectif et rémunéré.

Il se déroule dans les locaux de l’entreprise qui définit les modalités d’organisation (personnes chargées de la tenue de l’entretien professionnel, lieu, heure, moyens techniques, …), sauf accord collectif précisant les modalités d’organisation de l’entretien professionnel.

Avec l’avènement du télétravail, la question de l’organiser en visioconférence s’est posée et semble possible selon le Ministère du travail.

Ce qui est essentiel, ce sont les points qui doivent être abordés pendant l’entretien professionnel :

• Évolution professionnelle du travailleur (sous l’angle de la qualification et du poste notamment)
• Actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
• L’évaluation de son employabilité ;
• Projet professionnel du salarié,
• Validation d’acquis de l’expérience (VAE) ;
• Compte personnel de formation (activation, abondement)

En ce qui concerne la personne chargée de l’entretien professionnel, il n’y a pas d’obligation légale. Dans les TPE, c’est généralement le chef d’entreprise qui s’en charge. Rien ne l’empêche de déléguer cette tâche au responsable des ressources humaines ou à un manager de proximité par exemple, étant entendu que cela reste sa responsabilité.

Utile aussi bien pour l’employeur que pour le salarié, l’entretien professionnel fait l’objet d’un compte rendu écrit remis au salarié.

Obligation de tenue, preuve et sanctions

Obligation légale, l’entretien professionnel est né de la loi du 5 mars 2014 relative à la réforme de la formation professionnelle, avant d’être modifié en 2018 (loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018). Depuis le 1er octobre 2021, seule cette dernière loi s’applique.

Tous les salariés ayant deux ans d’ancienneté dans l’entreprise sont concernés peu importe le type de contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail temporaire, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, …Pour être précis, on doit ajouter que les salariés mis à disposition de l’entreprise via la sous-traitance ou l’intérim ne sont pas visés par cette obligation.

Au-delà de la périodicité de deux ans, il y a des situations qui imposent à l’entreprise d’organiser un entretien professionnel :

• Retour après arrêt de travail pour longue maladie ;
• Retour de congé maternité ou d’adoption ;
• Retour de congé parental d’éducation ;
• Retour de congé de proche aidant ;
• Retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée (dans les entreprises d’au moins 300 salariés) ;
• Retour de congé sabbatique ;
• Fin de période d’activité à temps partiel après congé de maternité ou d’adoption ;
• Fin de mandat syndical.

Attention : toutes les entreprises sont visées par l’entretien professionnel et l’état des lieux récapitulatif obligatoires, mais toutes ne sont pas concernées par la sanction et le contrôle de cette obligation : elles ne concernent que les entreprises de plus de 50 salariés.

Pour ces dernières entreprises, une sanction est prévue en cas de manquement : le versement de 3 000 euros sur le Compte Personnel de Formation (CPF) du salarié concerné.

Sanction dit possibilité de contrôle. Cela relève des services régionaux chargés du contrôle de la formation professionnelle et donc essentiellement des DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Il est donc important pour l’employeur de conserver la preuve de l’organisation de l’entretien professionnel et cela passe par l’élaboration du compte-rendu remis au salarié. Ce document sert aussi à démontrer que le contenu de l’entretien respecte les obligations légales.

Différence entre entretien individuel professionnel et entretien annuel

L’entretien annuel d’évaluation est destiné à apprécier le travail et les compétences du salarié dans l’exercice de sa fonction. C’est donc une évaluation qui tient compte d’objectifs fixés l’année précédente. D’ailleurs, l’entretien annuel permet de fixer les objectifs pour l’année suivante.

Outre sa finalité, la grande différence avec l’entretien professionnel est que cette évaluation n’est pas une obligation légale.

Entretien annuel des salariés en forfait jours annuel

L’employeur est tenu d’organiser chaque année au moins un entretien avec le salarié sous convention de forfait en jours.

Rappelons que le forfait jours permet aux salariés d’aménager leur temps de travail en décomptant la durée du travail non pas en heures, mais en jours.

Le but de cet entretien est de vérifier le suivi de la charge de travail du salarié concerné et de s’assurer de la compatibilité de l’organisation du travail avec sa vie personnelle et familiale.

Tous les salariés ne sont pas concernés puisque cela vise des travailleurs disposant d’une large autonomie dans l’exercice de leurs fonctions :

• Cadres bénéficiant d’une autonomie dans l’organisation de leur agenda et non contraint à un pointage des heures de travail ;

• Salariés pour lesquels la durée du temps de travail ne peut pas être déterminée à l’avance et qui organise leur emploi du temps de manière autonome.

Cet entretien est lui aussi obligatoire, mais la sanction est différente puisqu’elle pourrait être la nullité de la convention de forfait jours. Attention : l’entretien annuel des salariés en forfait jours est spécifique et ne se confond pas avec l’entretien professionnel ou l’évaluation annuelle.