Embauche d’un stagiaire : Conditions et procédure

Si vous avez décidé d’accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise, sachez que vous devez respecter un certain nombre d’obligations qui seront différentes selon la durée du stage.

Qui peut embaucher un stagiaire?

Toute entreprise, qu’elle soit publique ou privée peut « embaucher » un stagiaire. Cependant l’emploi d’un stagiaire ne peut pas avoir pour but de :

• Remplacer un salarié
• Occuper un emploi permanent
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité
• Occuper un emploi saisonnier

Le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, car il est mis temporairement en situation professionnelle dans le cadre de son parcours de formation. Le stage doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement.

Cadre juridique pour embaucher un stagiaire

Pour accueillir légalement un stagiaire, une convention de stage doit être établie entre l’organisme de formation, l’entreprise et le stagiaire. La durée maximale du stage est de 6 mois ou 924 heures de présence effective.

La déclaration préalable à l’embauche n’est pas nécessaire, mais le stagiaire doit figurer sur le registre unique du personnel

Le nombre de stagiaires présents en même temps dans l’entreprise sera différent selon la taille de la société:

• Moins de 20 salariés : Maximum 3 stagiaires simultanément

• Plus de 20 salariés : au plus 15% de l’effectif au cours d’une même semaine civile. Par exemple, une entreprise de 25 salariés ne peut accueillir plus de 4 stagiaires au cours d’une même semaine (25*15%= 3,75 – arrondi à 4)

Enchainement de stagiaires à un même poste

Dans ce cas, l’employeur doit respecter un délai de carence entre deux stagiaires. Ce délai de carence est d’un tiers de la durée du stage précédent.

A NOTER : Ce délai ne s’applique pas si le stagiaire a mis fin prématurément au stage.

Quelle rémunération pour un stagiaire?

Quand le stagiaire fait un stage de plus de deux mois (consécutifs ou non) dans la même entreprise, pendant la même année scolaire, l’employeur a l’obligation de lui verser une gratification de stage chaque mois, à compter du premier jour de stage.

Cette gratification doit être au minimum égale à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit un taux horaire de 4,35 € en 2024. Un montant supérieur peut être prévu par la convention collective ou un accord de branche ou par décision unilatérale de l’employeur.

Les avantages dont peut bénéficier un stagiaire

Bien qu’il n’ait pas le statut de salarié, le stagiaire bénéficie des mêmes avantages que les salariés de l’entreprise d’accueil. Il aura ainsi accès aux avantages suivants, s’ils existent au sein de l’entreprise:

• Titres restaurant
• Restaurant d’entreprise
• Offres du comité d’entreprise
• …

A NOTER : La prise en charge des frais de transport est une obligation pour l’employeur.

Quelles charges sociales sur la gratification de stage

Les cotisations sociales dues sur la gratification de stage dépendent du montant de l’indemnité de stage par rapport au seuil de franchise de cotisations. La franchise est égale au montant de la gratification minimale obligatoire multiplié par le nombre d’heures de stage réellement effectuées pendant le mois.

Lorsque l’indemnité de stage est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisations, aucune cotisation sociale n’est due par l’employeur. Si la gratification versée au stagiaire est supérieure à ce montant, les cotisations sont dues uniquement sur la partie de rémunération qui dépasse le seuil de franchise.

La partie de la gratification de stage supérieure à la franchise de cotisations est soumise à toutes les cotisations de Sécurité sociale, CSG, CRDS, la contribution sociale autonomie, le versement transport et la cotisation FNAL. Seules ces cotisations doivent apparaitre sur le bulletin de paye du stagiaire en cas de dépassement du seuil de franchise.

Certaines cotisations ne sont jamais dues, même en cas de dépassement du seuil de la franchise : l’assurance chômage, l’AGS, la contribution au financement des organisations syndicales, les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance.

Faut-il établir un bulletin de paie au stagiaire?

Si le montant de la gratification de stage est inférieur au seuil de franchise, alors l’établissement du bulletin de paye n’est pas obligatoire.

A NOTER : l’employeur remet toujours au stagiaire un document écrit attestant des sommes versées.

Dès lors que l’indemnité de stage dépasse la gratification minimale, il faut établir un bulletin de paie pour le stagiaire, puisque des cotisations sociales seront calculées et déclarées via la DSN (déclaration sociale nominative).

Exemple de calcul de la rémunération d’un stagiaire

Stagiaire rémunéré au même niveau que la gratification légale

Prenons l’exemple d’un stagiaire qui a travaillé 20 jours dans le mois :

Sa gratification pour le mois sera égale à 20 jours * 7 heures * taux horaire

soit en 2024 : 140 heures *4,35 = 609 € est totalement exonérée de cotisations.

Stagiaire rémunéré plus que la gratification légale

Gardons l’exemple d’un stagiaire qui a travaillé 20 jours mais dont le taux horaire de gratification est de 8 euros :

Sa gratification pour le mois sera 140 heures * 8 = 1120 €, mais une partie sera soumise à cotisations (Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie et au Fnal).

La partie non soumise à cotisations sera de 609 € (soit la gratification légale)

La partie soumise à cotisations sera la différence entre la gratification le montant exonéré, soit 1120 – 609 = 511€ (calcul fait en 2024)