Le registre unique du personnel

Sa tenue est obligatoire dès le 1ᵉʳ salarié embauché, peu importe l’effectif de l’entreprise. Il a pour but de tenir à jour la liste des salariés et doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires.

L’absence de registre du personnel et/ou le non respect des mentions obligatoires sont constitutifs d’une infraction qui peut être punie d’une amende s’élevant à ce jour à 750€ par salarié.

Définition du registre unique du personnel

Il s’agit donc d’un registre obligatoire à tenir par l’employeur quelle que soit la taille de son entreprise et le nombre de salariés.

Cependant deux exceptions existent : Il n’est pas nécessaire de tenir un registre unique du personnel pour les particuliers employeurs (garde d’enfants…) et pour les associations ayant recours au chèque emploi associatif.

Ce que dit la loi

C’est le code du travail qui précise la législation relative au registre unique du personnel dans les articles suivants :

• Article R1227-7
• Article L1221-13
• Article L1221-14
• Article L1221-15
• Article L1221-15-1

Il doit être tenu dans l’ordre chronologique des embauches et les mentions doivent être écrites de façon indélébile.

La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de tout établissement où sont employés des salariés. Par Conséquent : si l’entreprise comporte plusieurs établissements répondant à cette condition, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre unique du personnel.

Contenu et consultation du registre unique du personnel

Pour chaque salarié y compris les stagiaires, les personnes en service civique, les salariés détachés par un prestataire de services et le personnel intérimaire, doivent figurer les informations suivantes dans le registre unique du personnel :

• nom et prénom,
• nationalité,
• date de naissance,
• sexe,
• emploi,
• qualification,
• dates d’entrée et de sortie de l’établissement
• lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
• pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
• pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
• pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
• pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

En outre, une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) ; ou aux délégués du personnel lorsque cette instance est encore présente dans l’entreprise) et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.

Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.

Ce registre peut être tenu sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat, d’indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondante.

Le registre unique du personnel doit être tenu à disposition du personnel du CSE et des agents de l’État chargés de l’application du Code du Travail et du Code de la Sécurité Sociale – c’est à dire notamment, des agents de l’inspection du travail ainsi que des agents de l’Urssaf.

En application du règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD), le salarié peut avoir accès au registre du personnel pour les informations qui le concernent uniquement. L’employeur doit donc lui mettre également à disposition ses informations s’il en fait la demande.

Format du registre unique du personnel

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser un autre moyen que le support papier – informatique notamment – celui-ci doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

En version papier, il doit être tenu avec une encre indélébile dans un cahier relié avec des pages numérotées qui ne peuvent pas se détacher. Pour être conforme à la législation, le registre unique du personnel ne doit pas être modifiable.

La version numérique peut être utilisée si celle-ci permet :

• la présentation des mentions concernant les salariés par ordre d’embauchage ou de mise à disposition ;
• la mise à jour immédiate du support de substitution concernant les mentions relatives à l’embauchage d’un salarié ou à un changement de situation ;
• l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales.

Modèle au format papier du registre unique du personnel