Comment fixer l’ordre des départs en congés ?

Déterminer l’ordre des départs en congés est parfois un casse-tête pour l’entreprise. La question revient non seulement à la veille de la trêve estivale, mais aussi à l’occasion des autres périodes de vacances. La loi est claire : cela relève de la responsabilité de l’employeur. Voyons ensemble les règles légales. Comment l’employeur peut-il fixer l’ordre des départs en congé des salariés ? Comment doit-il informer les salariés ? Est-il possible de modifier les dates de congés fixées ?

Déterminer la période de prise des congés payés

Une politique de gestion des congés efficace est essentielle pour assurer une répartition équitable des périodes de congés tout en tenant compte des besoins de l’entreprise et des souhaits des salariés.

La première question à trancher est celle de la fixation de la période de prise des congés payés. L’employeur ne fait pas ce qu’il veut puisque le Code du travail impose que la période de prise des congés payés soit fixée par un accord d’entreprise ou de branche, ou à défaut, par une convention collective.

En l’absence d’accord collectif, l’employeur fixe cette période après avoir recueilli l’avis du comité social et économique s’il en existe un. Dans tous les cas de figure, la période fixée doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Compte tenu de ces impératifs, l’employeur fixe librement les périodes pendant lesquelles les employés peuvent prendre leurs congés. Cette liberté peut se voir limitée par certains usages instaurés dans l’entreprise ou certaines situations comme l’arrêt de travail. C’est ce que la Cour de cassation a décidé en ce qui concerne un manufacturier où l’usage était de prendre la 5ème semaine de congés payés entre Noël et le Nouvel An. À noter donc !

L’ordre à respecter pour les départs en congés payés

En ce qui concerne l’ordre à respecter pour déterminer les congés de chaque salarié, la loi impose le même mécanisme de fixation. Cela étant, plusieurs critères doivent obligatoirement être pris en compte :

• La situation de famille des salariés, en tenant compte des possibilités de congés du conjoint ou du partenaire lié par un PACS, ainsi que de la présence au domicile d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.
• Important : lorsque les employés mariés ou en PACS travaillent pour la même entreprise, leurs congés doivent absolument être fixés aux mêmes dates.
• L’ancienneté du salarié dans l’entreprise, qui donne ainsi une priorité aux plus anciens.
• Une activité auprès d’un autre employeur, afin de trouver une solution acceptable pour les différents employeurs.

Ces critères essentiels peuvent être complétés par d’autres prévus par accord ou convention collective. Il pourrait s’agir des charges de famille, des dates de vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants en bénéficiant ou encore la prise en compte des droits de visite et d’hébergements des personnes séparées ou divorcées.

Informer les salariés des dates de congés

Une fois l’ordre des congés fixés, l’employeur doit informer ses employés. Comment doit-il le faire ? Le code du travail utilise les mots « par tout moyen », ce qui signifie que cela peut se faire par affichage dans les locaux de l’entreprise, distribution d’une note interne ou même une publication sur l’intranet ou à travers un logiciel de suivi type SIRH.

Cette information doit se faire au moins un mois avant le départ en congés. Cette obligation d’information est impérative puisque des amendes sont prévues sans oublier la possibilité pour le salarié lésé de réclamer une indemnisation.

La modification des congés payés par l’employeur

La modification des dates par l’employeur est possible si cela intervient plus d’un mois avant le départ.

Moins d’un mois avant la date de départ prévue, l’employeur ne peut modifier les congés que pour des circonstances exceptionnelles. Celles-ci ne sont pas définies par le Code du travail, mais la pratique a été autorisée judiciairement dans des situations de redressement judiciaire, de survenue d’une commande inattendue susceptible de permettre la survie de l’entreprise ou encore en cas de décès soudain d’un salarié à remplacer impérativement. Ces exemples montrent que les circonstances exceptionnelles doivent être suffisamment sérieuses et étayées.

Une question qui pourrait se poser est celle de l’indemnisation du salarié qui a engagé des frais pour ses vacances (réservations). Si certaines conventions collectives imposent d’indemniser le salarié, la loi ne dit rien à cet égard.

Une autre question est celle de savoir si le salarié peut refuser cette modification. La réponse est non sauf si l’employeur n’a pas respecté les règles de modification prévues ou son obligation d’information. Le salarié ne peut modifier unilatéralement ses dates de congés au risque de s’exposer à une procédure de licenciement pour cause réelle et sérieuse notamment.

Cas spécifique : Fermeture temporaire de l’entreprise

En cas de fermeture temporaire de l’entreprise notamment en période estivale, l’employeur n’utilise plus une tournante pour la prise des congés. Il peut contraindre les salariés à prendre leurs congés pendant cette période de fermeture. C’est aussi le cas lorsque la fermeture est justifiée exceptionnellement ou en raison de travaux dans l’entreprise.

Pour cela, il doit cependant respecter à la fois les règles prévues dans l’accord d’établissement, l’accord collectif ou la convention collective. Il doit aussi respecter la période légale des congés et son obligation d’information.

A NOTER : Si la fermeture de l’entreprise dépasse 30 jours ouvrables sur l’année, le salarié a droit à être indemnisé pour chaque jour ouvrable supplémentaire, au minimum à concurrence de l’indemnité de congés payés.