Comment établir un bulletin de salaire?

Le bulletin de paie doit obligatoirement être remis par l’employeur à chaque salarié au moment du paiement de la rémunération. Comment établir un bulletin de paie? Quelles sont les mentions légales obligatoires ? Nous vous guidons à travers les règles à respecter.

Définition d’un bulletin de paie

Le bulletin de paie est un document essentiel lié à l’exécution du contrat de travail. Aussi dénommé fiche de paie, ce document dressé par l’employeur contient les informations concernant la rémunération d’un salarié et les détails de la relation contractuelle entre les parties. Obligatoirement établi à chaque paiement du salarié, elle est remise à celui-ci en format papier ou par voie électronique.

Bon à savoir : l’employeur qui ne remet pas de bulletin de paie conformément aux exigences légales s’expose à une amende de 450 euros par bulletin de paie.

À quoi sert le bulletin de salaire ?

Le bulletin de paie est avant tout un document probatoire qui sert à différents titres. C’est en premier lieu une preuve tangible de la relation employeur-salarié. Il consigne les informations clés de l’emploi, telles que le salaire, les heures travaillées, les retenues fiscales et les cotisations sociales.

Ensuite, le bulletin de paie est utilisé pour déterminer la date de départ à taux plein pour la retraite et pour calculer les cotisations retraite du salarié. Ainsi, il joue un rôle crucial dans la planification financière à long terme.

En outre, le bulletin de paie est souvent requis par les banques, les administrations et autres organismes dans le cadre de diverses transactions ou demandes. Par exemple, il sert de justificatif de revenus pour l’obtention d’un prêt, la location d’un logement, la souscription à une assurance, et même pour les démarches administratives telles que l’accès à des prestations sociales.

La méthode pour établir une fiche de paie

Depuis 2020, l’employeur est tenu de délivrer un bulletin de paie simplifié contenant les mentions prévues à l’article R 3243-1 du Code du travail :

• L’identité de l’employeur
• L’identité du salarié
• La rémunération brute
• Les cotisations sociales
• Les indemnités non soumises aux cotisations sociales
• Les retenues effectuées
• Le calcul de l’impôt sur le revenu
• Le salaire net avant et après prélèvement à la source.

L’identité de l’employeur

La fiche de paye doit contenir des renseignements relatifs à l’employeur :

• Nom de l’employeur avec adresse
• Numéro SIRET et code APE
• La convention collective applicable

L’identité du salarié

Les informations relatives au salarié qui doivent être reprises au bulletin de salaire sont les suivantes :

• Nom et prénom de l’employé avec adresse
• Numéro de sécurité sociale
• Informations sur l’emploi : classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique), catégorie professionnelle, poste
• Rémunération : coefficient, rémunération mensuelle, salaire contractuel, durée mensuelle du travail

Le salaire brut

La rémunération brute doit être détaillée en récupérant les variables de paie :

• Le salaire de base
• Les heures supplémentaires avec le taux applicable
• Les absences
• Les primes, avantages en nature, frais professionnels et indemnités
• etc…

Les cotisations sociales

Le calcul des cotisations sociales doit être opéré avant de présenter le résultat de ce calcul sur le bulletin de salaire. La base de départ pour le calcul des cotisations salariales et patronales, est constituée par l’assiette de cotisations (base) et le taux appliqué.

Ces cotisations doivent être présentées par catégories (il y en a 5) en indiquant la part patronale et la part salariale (avec le taux applicable selon le statut du salarié) et le montant :

• Santé 
• Accidents du travail, Maladies professionnelles,
• Retraite
• Famille
• Assurance chômage
• Autres cotisations dues par l’employeur

Le bulletin de paie doit également reprendre les exonérations et exemptions pour l’employeur.

Les éléments non soumis à cotisations

Le bulletin de salaire reprend aussi les indemnités qui ne sont pas soumises à des retenues sociales :

• Les transports publics ou privés
• Les indemnités de repas comme les tickets restaurants

Le net à payer avant et après prélèvement à la source

Après les retenues sociales, la fiche de paie doit indiquer le calcul de la rémunération nette du salarié en détaillant notamment :

• Rémunération nette avant impôt
• Impôt sur le revenu retenu à la source
• Base de calcul et montant de l’impôt
• Montant net à payer après impôt.

A noter que la date du paiement du salaire est un autre élément essentiel qui figure sur la fiche de paie.

Mentions finales de la fiche de paie

Le bulletin de paie doit également reprendre :

• Une référence au site internet du service public
• Mention invitant le travailleur à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée
• En cas d’activité partielle, le nombre d’heures indemnisées au titre de l’activité partielle

Attention : À partir du 1er juillet 2023, le bulletin de paie devra indiquer le montant net social, à savoir le revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Quel est le meilleur outil pour établir un bulletin de paie ?

De nombreux outils existent pour établir un bulletin de paie. Nous les passons en revue.

Le service Tese de l’Urssaf : gratuit mais pas vraiment simple

Le service Tese (Titre emploi service entreprise) permet d’établir le bulletin de paie, tout en indiquant les décomptes de cotisations ; les états récapitulatifs mensuels et annuels et en dressant l’attestation fiscale destinée au salarié.

Il s’agit d’un outil en ligne destiné à simplifier la gestion des formalités sociales liées à l’emploi de salariés depuis l’embauche. On peut le présenter comme un logiciel de paie gratuit.

Le principal inconvénient est que cet outil n’est pas aussi simple et intuitif d’utilisation que ce qui est allégué par l’Urssaf. Il nécessite un apprentissage complexe malgré ses fonctionnalités limitées. Cela se traduit par une difficulté accrue dans la saisie des données, notamment en matière de congés, et la correction des erreurs. Par ailleurs, son usage est limité à 9 salariés par mois.

Un logiciel local : efficace mais compliqué et risqué

Une autre solution est de recourir à un logiciel installé localement sur les serveurs de l’entreprise. Ces logiciels sont pour la plupart performants. Certains sont accessibles sans devoir utiliser internet, mais présentent un inconvénient majeur : celui de la sécurité et du risque de perte des données qui sont conservées localement.

De plus, les utilisateurs font souvent référence à une maintenance difficile, notamment en ce qui concerne l’installation de mises à jour.

Un logiciel en ligne : simple et fiable

Utiliser un logiciel de paie en ligne est la meilleure option. Cette option présente de nombreux avantages :

• Investissement limité

Contrairement aux logiciels locaux, un logiciel en ligne ne nécessite pas de serveur ou de matériel informatique spécifique.

• Une utilisation aisée

Là où les logiciels installés sur site imposent à ses utilisateurs de posséder des compétences en informatique, ce n’est pas le cas des logiciels en ligne. C’est ainsi que les mises à jour tant redoutées sont automatiques et invisibles.

Ces logiciels en ligne sont fiables et aisés à prendre en main, ce qui permet de gagner du temps dans la gestion de la paie. De plus, beaucoup possèdent des fonctionnalités RH développées avec notamment un suivi des temps de travail, des heures supplémentaires ou des congés entre autres.

• Un système au plus proche de la législation

Un logiciel de paie en ligne permet de répondre aux exigences légales en vigueur (notamment au niveau des taux applicables) et de voir celles-ci prises en compte automatiquement, ce qui est un avantage indéniable en cas de contrôle.