La dématérialisation des documents administratifs transforme la gestion des dossiers RH. MyPeopleDoc, désormais intégré à l’écosystème UKG, permet aux salariés de stocker leurs documents professionnels dans un coffre-fort électronique. Cet espace garantit la pérennité et l’accessibilité des données tout au long de la carrière, indépendamment des changements d’employeur.
MyPeopleDoc : fonctionnement et objectifs de la gestion RH dématérialisée
MyPeopleDoc est une plateforme spécialisée dans la gestion documentaire des ressources humaines. Elle permet aux entreprises d’automatiser l’envoi de documents officiels, comme les bulletins de paie, les contrats de travail ou les avenants, directement dans un espace personnel dédié. Cette solution répond au besoin de centralisation des données sensibles dans un environnement de travail mobile.
Un coffre-fort électronique haute sécurité
Contrairement à un service de stockage cloud classique, MyPeopleDoc utilise la technologie du coffre-fort électronique. Chaque document déposé possède une valeur probante identique à celle de son équivalent papier. Le système emploie des protocoles de cryptage avancé pour garantir que seul le titulaire du compte accède aux fichiers. Cette architecture technique empêche toute modification ultérieure, assurant ainsi l’intégrité des documents sur le long terme.
La fin du papier et l’essor de la dématérialisation
L’adoption de cet outil favorise l’efficacité opérationnelle. Pour l’employeur, le module HR Process Automation supprime les tâches de mise sous pli et d’affranchissement. Pour le salarié, c’est la fin des classeurs encombrants et du risque de perte de documents essentiels pour la retraite ou les demandes de prêt. La plateforme offre généralement une capacité de stockage de 10 Go, volume suffisant pour conserver l’intégralité des documents d’une carrière complète.
Comment activer et utiliser votre espace personnel MyPeopleDoc ?
L’accès à ce service est gratuit pour le salarié, car il est financé par l’employeur. Une procédure d’activation est nécessaire pour garantir que l’espace est rattaché à la bonne personne et pour sécuriser le dispositif.
La procédure d’activation par code
Lorsqu’une entreprise déploie MyPeopleDoc, elle transmet à chaque collaborateur une invitation contenant un code d’activation unique, par courrier postal ou électronique. Pour activer le compte, il suffit de se rendre sur le site officiel, de saisir ce code et de configurer des identifiants personnels, incluant une adresse email et un mot de passe robuste. Une fois cette étape validée, le salarié peut choisir de renoncer au format papier pour ses bulletins de salaire.
Gérer ses documents au quotidien : stockage et partage
L’interface de MyPeopleDoc classe automatiquement les documents par catégorie pour faciliter la recherche. La plateforme permet de partager des documents de manière sécurisée avec des tiers, comme une banque ou un propriétaire, via des liens temporaires protégés, évitant ainsi l’envoi de pièces jointes par email. Le module Employee Files Management permet également au salarié d’ajouter ses propres documents personnels, comme des diplômes ou des certificats, pour centraliser sa vie administrative.
Sécurité et confidentialité : comment vos données sont-elles protégées ?
La sécurité est une priorité pour MyPeopleDoc, qui applique des normes bancaires pour protéger les informations stockées. La plateforme est en conformité totale avec le RGPD, garantissant que les données ne sont jamais utilisées à des fins commerciales ou revendues à des tiers.
La robustesse du système repose sur plusieurs couches de protection. Chaque document bénéficie d’un chiffrement spécifique, rendant les fichiers illisibles pour toute personne non autorisée. Cette structure technique assure que l’information numérique conserve une protection physique aussi fiable que celle d’une banque. Cette densité technologique garantit l’intégrité des documents pendant cinquante ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Cryptage avancé et serveurs sécurisés
Les documents sont chiffrés dès leur téléchargement sur les serveurs. Le cryptage utilise des clés asymétriques, rendant les fichiers inaccessibles sans les droits requis. Les centres de données sont situés dans des zones géographiques sécurisées et bénéficient de redondances pour éviter toute perte en cas d’incident technique. Cette infrastructure assure une disponibilité du service quasi permanente, permettant de consulter ses fiches de paie 24h/24 et 7j/7.
Les avantages concrets pour le salarié et l’employeur
Le passage à un coffre-fort numérique comme MyPeopleDoc crée une situation avantageuse pour les deux parties. Si la réduction des coûts est notable pour l’entreprise, les bénéfices pour l’employé touchent à la praticité et à la sécurité juridique.
| Fonctionnalité | Bénéfice Salarié | Bénéfice Employeur |
|---|---|---|
| Stockage illimité | Conservation à vie des documents RH | Réduction des archives physiques |
| Accessibilité | Consultation mobile et partage rapide | Réduction des demandes de duplicatas |
| Sécurité | Protection contre le vol et l’incendie | Conformité légale et RGPD |
| Délais | Réception instantanée de la paie | Suppression des délais postaux |
Accessibilité à vie et portabilité des données
L’un des arguments majeurs de MyPeopleDoc est la portabilité. Contrairement à une boîte mail professionnelle désactivée lors d’un départ, le coffre-fort électronique appartient au salarié. Même si l’entreprise change de prestataire ou si le salarié change d’employeur, l’accès aux documents est maintenu. C’est un point essentiel pour la constitution des dossiers de retraite, où les preuves de revenus sur plusieurs décennies sont nécessaires. Le service reste gratuit pour l’utilisateur, même après son départ de la société qui a ouvert le compte.
Que devient votre coffre-fort en cas de départ de l’entreprise ?
En cas de démission ou de licenciement, rien ne change pour l’utilisateur. Le coffre-fort MyPeopleDoc est un espace personnel indépendant du contrat de travail une fois activé. L’ancien employeur n’a plus aucun droit de regard sur cet espace et ne peut pas supprimer l’accès du salarié.
Si un nouvel employeur utilise également MyPeopleDoc, le salarié peut lier son nouveau compte à son espace existant pour centraliser tous ses bulletins de paie au même endroit. Si le nouvel employeur utilise une solution concurrente, l’accès à MyPeopleDoc demeure pour consulter l’historique de la carrière précédente. Il est recommandé de mettre à jour l’adresse email de contact pour conserver l’accès à la procédure de récupération de mot de passe.
MyPeopleDoc s’engage sur une durée de conservation longue. Alors que la loi impose aux employeurs de conserver les bulletins de paie pendant 5 ans, MyPeopleDoc garantit le stockage pendant 50 ans. Cette durée couvre toute la vie active d’un individu et la période de liquidation de ses droits à la retraite, faisant de cet outil un compagnon de route professionnel durable.
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