Acquitter une facture signifie la régler intégralement et faire apparaître la preuve du paiement, tant pour le client que pour le fournisseur. Vous vous demandez comment formuler un acquittement, quelles mentions sont obligatoires ou encore quels délais respecter pour être en règle ? Cette fiche pratique fait le point sur la signification juridique, les modalités de règlement et les bons réflexes pour gérer vos factures en toute sécurité.
Comprendre ce que signifie acquitter une facture
Avant de parler moyens de paiement ou modèles de mentions, il est essentiel de clarifier ce qui se cache derrière le terme « acquitter une facture ». Cette notion va bien au-delà du simple geste de payer : elle engage votre responsabilité comptable et crée une preuve juridique du règlement de votre dette.
Acquitter une facture : sens juridique, portée comptable et enjeux quotidiens
Acquitter une facture, ce n’est pas seulement payer : c’est aussi faire constater que la créance est éteinte. La facture devient alors une preuve de paiement pour le client et une pièce justificative pour le fournisseur. Cette double fonction en fait un document central en cas de contrôle fiscal, d’audit ou de litige commercial.
Sur le plan comptable, une facture acquittée permet de justifier une sortie de trésorerie et de rapprocher chaque règlement avec la dette correspondante. Sans cette mention, impossible de prouver que tel virement correspond bien à telle prestation. En cas de contrôle de l’URSSAF, de la Direction générale des Finances publiques ou d’un commissaire aux comptes, ce document acquiert une valeur probante essentielle.
Quelle différence entre payer une facture et obtenir une facture acquittée ?
Payer une facture est l’acte de règlement lui-même, par virement, chèque ou autre moyen. La facture acquittée, elle, matérialise que le paiement a bien été reçu et imputé sur la bonne créance. En pratique, vous pouvez avoir payé sans encore disposer d’une facture acquittée, d’où l’importance de vérifier les mentions figurant sur le document.
Exemple concret : vous réglez votre expert-comptable par virement le 15 janvier. Si celui-ci ne vous envoie pas de facture portant la mention « acquittée », vous n’avez qu’une preuve bancaire du virement, mais rien qui prouve formellement que ce virement correspond bien à la facture n°2025-001. La facture acquittée crée ce lien indispensable.
À quoi sert une facture acquittée pour l’entreprise et le particulier ?
Pour une entreprise, une facture acquittée sécurise la comptabilité, facilite le rapprochement bancaire et rassure en cas de contrôle ou de demande de justificatifs. Elle permet aussi de suivre précisément l’état de ses dettes et de ses créances, évitant ainsi les doubles paiements ou les oublis.
Pour un particulier, elle peut être exigée pour un remboursement, une garantie, une assurance ou une aide publique. Pensez aux travaux de rénovation énergétique : MaPrimeRénov’ demande systématiquement des factures acquittées pour débloquer les aides. Dans les deux cas, elle constitue un élément de preuve précieux à conserver pendant dix ans pour les entreprises, et au minimum trois ans pour les particuliers.
Procédures et mentions pour acquitter une facture correctement
Une fois le paiement effectué, encore faut-il que la facture porte les bonnes mentions pour être considérée comme acquittée. Sans ces informations, votre document perd une grande partie de sa valeur probante et peut être refusé lors d’un contrôle.
Quelles mentions écrire sur une facture pour la considérer comme acquittée ?
La mention la plus courante est « Facture acquittée » ou « Payée le… » accompagnée de la date de paiement. On ajoute généralement le mode de règlement (virement, carte bancaire, chèque, espèces) et parfois une référence de transaction. L’objectif est de pouvoir relier sans ambiguïté le paiement à la facture concernée.
| Mention obligatoire | Exemple | Objectif |
|---|---|---|
| Formule d’acquittement | « Facture acquittée » | Confirmer l’extinction de la dette |
| Date de paiement | « Le 20 janvier 2025 » | Tracer chronologiquement le règlement |
| Mode de règlement | « Par virement bancaire » | Faciliter le rapprochement comptable |
| Identification | Signature ou tampon | Authentifier le document |
Ces mentions peuvent être complétées par un numéro de transaction bancaire ou les quatre derniers chiffres du compte débité, notamment pour les paiements importants ou sensibles.
Qui peut apposer la mention acquittée et sous quelle forme le faire figurer ?
C’est en principe le fournisseur ou le prestataire qui atteste du bon règlement en annotant la facture. La mention peut être portée de façon manuscrite, via un tampon « Acquittée » ou générée automatiquement par un logiciel de facturation comme Sellsy, Pennylane ou Sage, à condition qu’elle soit lisible et non équivoque.
Il est recommandé de faire figurer la signature ou l’identification de l’émetteur pour renforcer la valeur probante du document. Un simple tampon sans signature reste valable, mais une signature manuscrite ou électronique apporte une sécurité supplémentaire en cas de contestation ultérieure.
Comment réagir si la mention acquittée est absente ou comporte une erreur visible ?
Si la facture ne comporte aucune mention d’acquittement malgré un paiement avéré, vous pouvez demander au fournisseur une facture rectificative ou un duplicata portant la mention. Contactez-le par email en joignant la preuve de paiement (relevé bancaire, reçu carte bancaire) pour accélérer le traitement.
En cas d’erreur sur la date, le montant ou le mode de règlement, il est préférable d’obtenir une nouvelle version corrigée plutôt qu’un simple coup de stylo. Cette vigilance évite des incompréhensions lors de contrôles ou d’échanges avec votre expert-comptable. Une facture raturée ou surchargée peut être considérée comme suspecte et perdre sa valeur probante.
Règlement, délais et gestion pratique des factures à acquitter
Acquitter une facture suppose aussi de respecter des délais, de choisir un mode de paiement adapté et d’organiser le suivi des règlements. Une bonne organisation dans ce domaine préserve votre trésorerie et vos relations commerciales.
Quels sont les délais usuels pour acquitter une facture sans risque de pénalité ?
Les délais dépendent des conditions générales de vente, mais ils sont souvent fixés à 30 jours à compter de la date d’émission ou de la date de réception de la facture. Pour les relations entre entreprises, la loi LME encadre strictement ces délais : maximum 60 jours à compter de la date d’émission, ou 45 jours fin de mois.
Au-delà de ces échéances, des pénalités de retard s’appliquent automatiquement, au taux minimum de trois fois le taux d’intérêt légal (soit environ 7% en 2025). S’ajoute une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Respecter ces échéances, c’est éviter ces frais supplémentaires et préserver une relation commerciale sereine avec vos partenaires.
Modes de paiement pour acquitter une facture : virement, carte, chèque, espèces
Le virement bancaire reste le moyen le plus sécurisé et traçable pour acquitter une facture professionnelle. Il laisse une trace dans les relevés bancaires des deux parties et permet d’indiquer la référence de facture dans le libellé. La carte bancaire convient bien aux paiements rapides, notamment en ligne ou pour de petits montants.
Le chèque devient moins fréquent mais reste utilisé par certaines TPE ou professions libérales. Attention toutefois : les délais d’encaissement rallongent le cycle de paiement. Les espèces, enfin, sont strictement limitées à 1 000 euros entre professionnels, et nécessitent impérativement un reçu manuscrit pour justifier le paiement.
Quel que soit le mode choisi, conservez le justificatif de paiement afin de pouvoir le rapprocher de la facture. Un virement bancaire apparaît sur votre relevé, mais pensez à archiver aussi le reçu de paiement par carte ou la photocopie du chèque.
Comment organiser le suivi des factures à acquitter et éviter les retards répétés ?
Mettre en place un tableau de suivi ou utiliser un logiciel de facturation permet de visualiser en un coup d’œil les factures émises, reçues et encore en attente de règlement. Un simple tableur Excel peut suffire pour une petite structure, avec des colonnes « Fournisseur », « N° facture », « Montant », « Échéance » et « Statut ».
Des rappels automatiques d’échéances, même simples, réduisent fortement les oublis et les paiements en retard. Vous pouvez programmer des alertes dans votre agenda Outlook ou Google Calendar trois jours avant chaque échéance. Les logiciels comptables proposent aussi des tableaux de bord avec code couleur : vert pour les factures réglées, orange pour celles à venir, rouge pour les retards.
Cette rigueur quotidienne est souvent moins chronophage que de gérer ensuite des relances, des pénalités ou des tensions avec vos partenaires. Elle vous donne aussi une vision claire de votre trésorerie prévisionnelle et facilite les arbitrages en cas de difficulté passagère.
Cas particuliers, litiges et questions fréquentes autour des factures acquittées
Certaines situations viennent compliquer l’acquittement d’une facture : acompte, avoir, contestation ou perte du document d’origine. Voici comment gérer ces cas sensibles sans compromettre vos droits ni votre comptabilité.
Comment acquitter une facture en présence d’un acompte ou d’un avoir partiel ?
Lorsque vous avez versé un acompte, il convient de le faire apparaître clairement sur la facture finale, avec le solde restant dû. La facture de solde doit mentionner : « Montant total HT : 5 000 €, dont acompte de 1 500 € versé le 10 janvier 2025, reste à payer : 3 500 € ». Une fois le solde payé, la mention « acquittée » porte sur le montant total, acompte compris.
En présence d’un avoir, ce dernier vient diminuer la facture initiale. Exemple : facture de 2 000 €, avoir de 300 € pour un produit retourné. Le fournisseur édite une facture rectificative de 1 700 €, qui pourra ensuite être acquittée pour ce montant révisé. L’avoir doit être clairement référencé sur la facture finale pour justifier l’écart.
Que faire si vous contestez une facture avant de l’acquitter complètement ?
En cas de désaccord sur une facture, il est important de formuler rapidement votre contestation par écrit, idéalement en courrier recommandé avec accusé de réception ou email traçable. Précisez les points litigieux : montant erroné, prestation non conforme, quantités incorrectes.
Vous pouvez proposer de régler la partie non litigieuse, en précisant que ce paiement partiel ne vaut pas acceptation du reste. Exemple : sur une facture de 3 000 €, vous contestez 500 € de frais non prévus. Réglez 2 500 € en indiquant clairement « paiement partiel sous réserve de régularisation du solde contesté ». Tant que le litige n’est pas résolu, la facture ne pourra pas être considérée comme pleinement acquittée.
Cette démarche vous protège juridiquement : elle prouve votre bonne foi et évite qu’on vous reproche un défaut de paiement, tout en préservant votre droit de contester la partie litigieuse. Si le désaccord persiste, une médiation ou un recours devant le tribunal de commerce peut être nécessaire.
Comment obtenir un duplicata d’une facture acquittée perdue ou illisible ?
Si vous perdez une facture acquittée ou si elle devient illisible, vous pouvez demander à votre fournisseur un duplicata portant les mêmes mentions d’acquittement. Ce duplicata doit reprendre l’intégralité des informations essentielles : identité des parties, montant TTC, date et modalité de règlement, et surtout la mention « Duplicata de la facture n°… acquittée le… ».
La plupart des fournisseurs conservent leurs factures en version numérique, ce qui facilite grandement cette démarche. Contactez le service comptabilité par email en indiquant le numéro et la date approximative de la facture. Le duplicata vous sera généralement envoyé sous quelques jours, souvent gratuitement pour une première demande.
Conservez ensuite ce document avec la même vigilance qu’un original, car il garde sa valeur de preuve en cas de contrôle fiscal ou de litige. Pensez aussi à numériser systématiquement vos factures acquittées et à les sauvegarder sur un cloud sécurisé ou un disque dur externe : cela vous évitera bien des tracas en cas de sinistre ou de perte.
En résumé, acquitter une facture va bien au-delà du simple paiement : c’est créer une preuve juridique et comptable que la dette est éteinte. En apposant les bonnes mentions, en respectant les délais légaux et en organisant un suivi rigoureux, vous sécurisez vos échanges commerciaux et préservez votre trésorerie. Face aux cas particuliers, une communication claire avec vos fournisseurs et une bonne conservation des documents vous mettent à l’abri de la plupart des difficultés.
