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Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
Solde de tout compte? Le mot intrigue alors qu’il s’agit d’un document que le salarié doit impérativement recevoir de son employeur à la fin du contrat de travail. Il reprend l’ensemble des paiements reçus par le salarié en fin de contrat.
Qu’il s’agisse de fin de CDD, de démission, de licenciement, de rupture conventionnelle, le calcul du solde de tout compte permet de mettre un point final à l’aspect financier du contrat de travail en dressant l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (art. 1234-20 du code du travail).
Le document doit être remis en deux exemplaires le jour où le travailleur quitte physiquement l’entreprise soit en main propre soit par envoi postal (idéalement avec une LRAR). La pratique veut que le salarié signe un des deux exemplaires pour réception avant de le retourner à l’employeur, même si ce n’est pas une obligation légale.
Ce document a valeur probatoire à l’égard des sommes versées et de leur date de paiement.
En réalité, la question de ces paiements se pose dès la notification de la rupture. Tant le travailleur que l’employeur souhaitent connaître exactement les sommes dues au salarié. C’est tout l’intérêt de la simulation du solde de tout compte.
La détermination des éléments de calcul du solde de tout compte
La simulation du solde de tout compte tient compte du type de contrat de travail et du motif de la rupture en fonction des indemnités prévues par le Code du travail.
Le mode de calcul dépend du type de contrat (CDI ou CDD) et de leurs indemnités légales respectives, auxquelles s’ajoutent des primes spécifiques : prime de précarité pour les CDD, indemnité de licenciement pour les CDI.
Les indemnités légales
Le solde de tout compte reprend en tout état de cause :
- Le salaire restant à payer en fonction des prestations du mois en cours
- Les primes et avantages contractuels non perçus
- Le solde des jours de RTT
- L’indemnité compensatrice de congés payés
- etc…
Les indemnités et primes spécifiques
Suivant le type de contrat, d’autres indemnités et primes doivent y être reprises.
Pour les CDI :
- Indemnité de licenciement (sauf cas de faute grave ou lourde) à condition que le salarié justifie 8 mois d’ancienneté dans l’entreprise
- Éventuelle indemnité de rupture conventionnelle
- Indemnité compensatrice de préavis en cas de préavis non presté ou d’inaptitude professionnelle
- Indemnité liée à la clause de non-concurrence prévue dans le contrat
- Indemnité compensatrice de congés payés
- etc…
Pour les CDD :
- Prime de précarité due en fin de CDD
- Indemnité de non-concurrence
- Indemnité compensatrice de congés payés
- etc…
La simulation du calcul
La simulation du calcul d’un solde de tout compte est une étape importante car elle permet d’anticiper les erreurs éventuelles.
L’employeur doit tout d’abord prendre en considération le type de contrat de travail et appliquer les éléments liés à la rémunération :
- Rémunération due pour le mois en cours
- Heures supplémentaires non payées
- Retenues sur la rémunération (impôts, cotisations sociales, etc.) et cotisations patronales.
Ensuite, il reprend :
- Le solde de congés payés non pris
- Le décompte des RTT non pris avant la fin du contrat en distinguant entre ceux visés par une convention collective et en l’absence de pareille convention les jours de RTT non pris en raison de l’employeur.
Sont ensuite ajoutés les montants liés aux primes et indemnités ainsi que les fonds provenant de l’épargne salariale.
Enfin, sont calculés les éventuelles montants dus par le salarié au titre de prêts octroyés par l’employeur ou avantage en nature.
La maîtrise des erreurs courantes
De nombreuses erreurs peuvent se glisser dans le calcul, ouvrant ainsi la porte à une contestation de la part du salarié. En effet, celui-ci dispose de 6 mois pour contester le solde de tout compte devant le Conseil de Prud’hommes et réclamer les sommes correspondantes. A noter que ce délai peut même aller jusqu’à 3 ans lorsque le salarié n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte.
L’évitement des oublis d’éléments
Une communication entre gestionnaire de paie et le responsable du service où le salarié exerçait ses fonctions permet de relever des oublis d’éléments essentiels comme les heures supplémentaires, les jours de congés pris ou encore certaines primes liées à la réalisation d’objectifs.
Ce travail de contrôle indispensable peut être facilité par le logiciel de paie, l’enjeu consistant dans le respect des obligations légales et dans la prévention de litiges coûteux.
La correction des saisies erronées
La vérification de l’exactitude des saisies erronées d’éléments de rémunération est indispensable.
C’est ainsi qu’une relecture attentive du calcul fait office de passage obligé, tout comme la comparaison avec les fiches de paie afin de s’assurer de la cohérence des chiffres retenus.
En cas d’erreur, qu’elle soit en faveur du salarié ou de l’employeur, il est important de contacter l’autre partie afin de déboucher sur une rectification amiable. Cela permet de conserver de bonnes relations et de résoudre rapidement le litige.
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