La prise en charge des frais de transport par l’employeur

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de transport du salarié entre son domicile et son lieu de travail ? Nous vous expliquons dans quelle mesure ces frais sont supportés par l’employeur et exonérés de cotisations.

Le cadre légal de la prise en charge des frais de transport par l’employeur

C’est le Code du travail qui encadre la prise en charge des frais de transport du salarié entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Cette prise en charge est limitée à deux types de transports : Les transports publics et certains moyens de transport personnel (articles L3261-2 à L3261-4 et articles R3261-1 à 3261-14 du Code du travail)

Attention à ne pas confondre avec les frais de déplacement professionnel qui sont toujours à la charge de l’employeur lorsqu’un salarié doit se déplacer pour le compte de l’entreprise dans le cadre de ses fonctions.

Les obligations de l’employeur

L’employeur doit rembourser une partie des frais engagés par le salarié pour ses trajets domicile-travail lorsqu’il s’agit de :

• frais d’abonnement aux transports publics (les billets individuels ne sont pas remboursables)
• services publics de location de vélos.

Cette obligation s’applique à tous les travailleurs : CDI, CDD ou même stagiaires. Une subtilité : pour les salariés à temps partiel travaillant moins de la moitié de la durée collective de travail, soit le plus souvent moins de 17h30 par semaine, la prise en charge est calculée au prorata des heures de travail.

En dehors de ces moyens de transport, l’employeur n’a aucune obligation de remboursement. Si le salarié utilise sa voiture ou sa moto, il n’a droit à aucune prise en charge sauf accord collectif ou décision de l’employeur.

La détermination des frais éligibles

La prise en charge est acquise lorsque le salarié remplit deux conditions cumulatives :

• il utilise les transports en commun ou les services publics de location de vélo pour effectuer le trajet entre son lieu de résidence habituelle et son lieu de travail ;
• il achète des abonnements (les billets individuels ne sont pas remboursables).

Quand on parle d’abonnement, cela comprend tout aussi bien les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite contractés auprès d’entreprises de transports publics (train, RER, tram, métro, bus). Pour le vélo, il s’agit d’un abonnement à un service public de location de vélos (Vélib’, vélolib, …)

Le montant de la prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement correspond à la moitié du coût payé par le salarié (sur base des tarifs 2e classe).

Le trajet concerné est le trajet le plus rapide entre le lieu de résidence habituel et le lieu de travail. Ce n’est que cette partie qui est visée par le remboursement.

Modèle pour rompre un cdd d’un commun accord

La gestion pratique du remboursement des frais de transport par l’employeur

Le remboursement des frais de transport dans la gestion de la paie

La prise en charge des frais de transport fait partie de la paie en tant qu’élément variable. Voilà pourquoi le montant des frais de transport pris en charge par l’employeur doit figurer sur le bulletin de paie mensuel.

Le remboursement n’est cependant pas automatique puisque le salarié doit remettre un justificatif à son employeur.

Le remboursement des frais de transport se fait mensuellement au plus tard à la fin du mois suivant l’achat du titre de transport par le salarié ((y compris pour les abonnements annuels).

Le traitement fiscal et social de la prise en charge des frais de transport

Le remboursement des frais de transport est exonéré de cotisations et contributions sociales (y compris CSG, CRDS.) lorsqu’il correspond à la prise en charge obligatoire.

Au niveau fiscal, ce remboursement obtenu par le travailleur est exonéré d’impôt sur le revenu.

En cas de remboursement au-delà des 50% obligatoires, l’exonération est possible quand l’éloignement de son domicile ne résulte pas de convenances personnelles pour le salarié.

Bon à savoir : pour les années 2022 à 2024, la prise en charge des frais de transport est exonérée jusqu’à une limite de 75% du coût de l’abonnement, peu importe que le salarié soit concerné ou non par l’éloignement du domicile.