Quand une entreprise souhaite engager un nouveau salarié, elle doit parfois le former de manière spécifique pour lui permettre d’exercer ses fonctions. Cette situation est souvent inconfortable pour l´employeur qui craint d´investir dans la formation d´un salarié qui risque de le quitter anticipativement. Une solution pour l’entreprise consiste à financer les frais de cette formation en demandant une contrepartie au salarié : une clause de dédit formation. L’idée est d’investir dans un salarié tout en s’assurant qu´il ne partira pas avant une date déterminée, rendant l´investissement inutile. Nous vous expliquons tout sur la clause de dédit formation.

Définition de la clause de dédit-formation

La clause de dédit formation est une disposition intégrée au contrat de travail ou consignée dans un accord séparé. En signant cette clause, le salarié s’engage à rembourser, en tout ou en partie, les frais de formation réalisés par l’employeur dans l’hypothèse où il quitte l’entreprise avant une date déterminée. 

Prenons un exemple : une entreprise engage un juriste afin d’exercer la fonction de délégué à la protection des données.  Elle a besoin que ce salarié suive une formation certificative. Elle peut inclure dans le contrat de travail une clause de dédit formation. La formation sera payée par l´employeur et le salarié s’engage à rester dans l’entreprise pour deux ans au moins. Si le salarié souhaite rompre le contrat de travail avant ce terme, il devra rembourser le coût de la formation à son employeur.

Nous voyons ici que l’objectif de la clause est d´être dissuasive. Elle n’empêche pas le salarié de mettre fin au contrat, mais elle constitue une pénalité financière souvent importante.

Conditions de validité de la clause de dédit-formation

Cette clause doit répondre à certaines conditions pour être valable et opposable au salarié qui décide de quitter l´entreprise. C´est ainsi que la clause de dédit formation doit :

• Être rédigée par écrit : inclue dans le contrat de travail, dans un avenant ou dans un accord séparé, la clause doit spécifier la formation et ses détails (date, durée, coût pour l´employeur) ;

• Être signée avant la formation : l´employeur ne peut la faire signer de manière rétroactive ;

• Être limitée dans le temps : la durée de mise en œuvre de la clause doit être raisonnable (dans la pratique : entre 2 et 5 ans suivant les formations) ;

• Indiquer le montant et les modalités de remboursement à charge du salarié. En outre, le montant doit être proportionné au coût de la formation.

La clause est donc destinée à avoir un effet dissuasif. Toutefois, la jurisprudence montre que le montant fixé dans la clause et sa durée ne doivent pas empêcher le salarié de mettre fin à son contrat. Si tel était le cas, le juge pourrait annuler la clause ou la modifier. 

Nous souhaitons attirer votre attention sur un point important. La clause de dédit formation doit tenir compte des dépenses réellement supportées par l´employeur. Cela signifie que la clause ne peut porter sur des formations réalisées dans le cadre du compte personnel de formation (CPF) ou encore les formations financées par les opérateurs de compétences (OPCO), les collectivités territoriales ou les autorités publiques.

En outre, les formations imposées à l´employeur en vertu d´un texte légal ou d´une convention collective ne peuvent être reprises dans la clause. 

BON À SAVOIR :

La clause est interdite pour certains contrats :  contrat de professionnalisation (article L6325-15 du code du travail) et avenant au contrat de travail prévoyant la reconversion ou la promotion par l’alternance (article D6324-1 du code du travail).

Application et conséquences de la clause de dédit formation

Il faut d’emblée insister sur le fait que la clause de dédit formation n’est applicable que si c´est le salarié qui prend la décision de mettre fin au contrat avant la durée convenue. Ce n´est que dans ce cas qu’il devra rembourser, en tout ou en partie, les frais de formation réellement supportés par son employeur.

Cela signifie que si c´est l´employeur qui est à l´origine de la rupture du contrat de travail, il ne peut invoquer la clause. Cela inclut le cas où le licenciement serait basé sur une faute du salarié, ainsi que l’hypothèse de la rupture par prise d´acte qui repose en réalité sur une faute de l´employeur (modification unilatérale de la rémunération, harcèlement moral du supérieur hiérarchique direct, non-paiement d’heures supplémentaires régulièrement effectuées, …).

Lorsqu´il est autorisé à exiger le remboursement des frais réels de formation, l’employeur ne peut réclamer que le montant qui y est repris en termes de formation. Il ne peut demander au salarié le remboursement de la rémunération obtenue par le salarié pendant les heures de formation.

Le libellé de la clause est important car il est tout à fait possible de convenir d´un remboursement dégressif, à savoir que le montant à rembourser diminue plus on s´ approche du terme de la clause de dédit formation.

Nous venons de voir que la clause est valable en cas de démission du salarié. En réalité, la jurisprudence montre que la rupture de la période d’essai à l’initiative du salarié permet à l’employeur de se prévaloir de la clause de dédit-formation.

Que se passe-t-il en cas de rupture conventionnelle ? Quand l’employeur et le salarié décident de commun accord de rompre le contrat de travail, il est important de s’accorder sur la clause de dédit formation. Toutes les options sont possibles : la mettre en œuvre ou la limiter en la déduisant des indemnités de rupture à recevoir par le salarié, décider de ne pas la prendre en compte.  

ATTENTION :

Lorsque les juges considèrent le montant indiqué dans la clause comme manifestement excessif, ils peuvent le diminuer. Généralement, les juridictions annulent les clauses qui ne précisent pas le coût réel de la formation pour l´employeur ou qui l´évalue de manière forfaitaire. 

Conditions de renonciation par l’employeur

L’employeur est libre d´invoquer ou non la clause de dédit-formation. Cela veut dire qu´il peut renoncer à réclamer les frais de formation au salarié qui quitte l’entreprise avant le terme de la clause. 

La renonciation ne se présume pas, ce qui signifie que l´employeur doit expressément indiquer sa volonté de ne pas donner d’effet à la clause. L´idéal est un écrit avec la précision qu´il doit être rédigé de manière claire et non équivoque. Ne sont pas admises les renonciations verbales ou implicites, c’est-à-dire fondées sur le comportement de l´employeur ou supposées.