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L’entretien préalable au licenciement réunit l’employeur et le salarié afin de déterminer la suite à donner au souhait de licenciement par l’employeur. Cet entretien préalable est à la fois une obligation légale et une porte ouverte à une conciliation éventuelle. Nous allons vous expliquer le formalisme de la convocation et son contenu, et surtout détailler le déroulement de l’entretien préalable.
Objectifs et formalisme de la convocation
La convocation à l’entretien préalable est un élément majeur de la procédure de licenciement puisque cet entretien est destiné à permettre à l’employeur et au salarié de dialoguer, le cas échéant en mettant fin à la procédure de licenciement.
Cela explique que la convocation soit à la fois écrite et conforme à un formalisme précis.
Tout d’abord, sa remise au salarié est strictement encadrée et peut se faire au choix :
- Par lettre recommandé avec accusé de réception envoyée au domicile du salarié.
- Par remise de la convocation en main propre moyennant signature d’une décharge prouvant la réception.
Cela permet d’établir que le salarié a bien été touché par la convocation. À cet égard, il est important de souligner qu’une convocation non reçue invalide la procédure sauf si le salarié n’avait pas signalé son changement d’adresse.
La date de réception de la convocation est un autre élément majeur de la procédure puisque le Code du travail prévoit que l’entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après présentation de la convocation au salarié. Ce point s’avère très technique puisque ce délai de 5 jours ouvrables commence à courir le lendemain de la présentation de la convocation et le dernier jour se situe la veille de l’entretien préalable. De plus, les jours fériés ainsi que les samedis et les dimanches ne sont pas considérés comme des jours ouvrables.
La computation correcte de ce délai de convocation est primordiale puisque si les 5 jours ouvrables n’ont pas été respectés, la `procédure de licenciement est invalide, exposant l’employeur à une indemnisation pouvant atteindre 1 mois de salaire.
Enfin, un autre délai doit être respecté : celui entre la connaissance par l’employeur des faits reprochés au salarié et la convocation à l’entretien préalable au licenciement : Si l’employeur dépasse 2 mois, l’entretien perd toute validité, ouvrant la porte à une contestation du licenciement.
Le contenu de la convocation à un entretien préalable
Que doit contenir la lettre de convocation du salarié? Le code du travail prévoit qu’elle doit impérativement indiquer :
- la date ainsi que l’heure de l’entretien préalable
- Le lieu précis où aura lieu celui-ci ;
- Le motif de la convocation avec exposé des faits reprochés au salarié ;
- La possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix, par un représentant d’une organisation syndicale ou encore par un conseiller en indiquant ses coordonnées.
- La signature de l’expéditeur
Le déroulement de l’entretien préalable au licenciement
S’agissant d’un dialogue entre employeur et salarié, l’entretien préalable au licenciement se tient en deux temps.
La balle est définitivement dans le camp de l’employeur puisqu’il lui revient d’exposer les motifs sur lesquels ils envisage de licencier le salarié convoqué. Cela consiste à exposer les faits sans nécessairement les appuyer par des éléments probatoires comme des documents.
Ce qui est important pour l’employeur, c’est de n’omettre aucun fait puisqu’il ne pourra rien ajouter après l’entretien.
De plus, il est interdit à l’employeur de prendre la décision du licenciement ou de remettre tout document qui y serait lié comme un document de fin de contrat.
La seconde étape appartient au salarié qui peut s’expliquer et contester les griefs formulés à son encontre.
Cet échange peut entraîner dans le chef de l’employeur un besoin de vérification sur base des éléments apportés par le salarié. En outre, il est tout à fait possible aux parties de trouver un terrain d’entente à travers une conciliation.
Lorsque c’est un licenciement économique qui est envisagé `par l’employeur, celui-ci est tenu de proposer pendant l’entretien les possibilités de reclassement ainsi que le CSP (contrat de sécurisation professionnelle) selon l’effectif de l’entreprise.
Nous devons préciser que le salarié n’est pas obligé de se rendre à l’entretien préalable. Plus encore, cela ne pourrait être considéré comme une faute ou encore moins comme une reconnaissance des faits. Il sera pris acte de l’absence du salarié convoqué et la procédure de licenciement poursuivra son cours.
Et après l’entretien préalable ?
Cela nous amène à ce qui se passe après l’entretien. L’employeur doit respecter un délai de 2 jours ouvrables minimum avant de notifier sa décision de licenciement ou non. Ce délai monte à 7 jours ouvrables en cas de licenciement pour cause économique.
L’idée est permettre à l’employeur de réfléchir sur base des informations et explication données par le salarié pendant l’entretien préalable.
Après ce délai de réflexion, il peut adresser au salarié une lettre de licenciement en veillant à y indiquer les motifs du licenciement sur base d’éléments précis et vérifiables.
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