L’importance du calcul de l’effectif

L’effectif de l’entreprise peut donner droit à certains avantages ou au contraire entraîner de nouvelles obligations.

Quand faire le calcul de l’effectif

Le calcul de l’effectif de l’entreprise se fonde sur le nombre de salariés liés par un contrat de travail au 31 décembre précédent, tous établissements confondus. Concrètement, il sera égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l’année civile précédente.

ATTENTION : Les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif moyen. Par exemple, si aucun salarié n’est embauché durant le mois de mai, il faut diviser la somme des effectifs mensuels par 11 (et non par 12).

L’effectif sécurité sociale

C’est ce calcul qui permet de déterminer le passage ou non de certains seuils et les évolutions éventuelles en terme de cotisations (Fnal, forfait social sur les cotisations patronale de prévoyance complémentaires…). L’effectif moyen annuel (EMA), est dorénavant calculé par l’Urssaf à partir des informations contenues dans les DSN déposées par les établissements de chaque entreprise.

L’effectif code du travail

Il s’applique aux seuils prévus par le Code du travail (CSE…) sauf lorsque le texte fait référence expressément à l’effectif sécurité sociale; ce qui est désormais le cas dans de nombreux domaines.

Calcul entreprise/établissement

Le calcul se fait normalement tous établissements confondus à l’exception des deux cas suivants :

• Pour le versement mobilité (anciennement versement transport), le calcul se fait au niveau de la zone géographique de l’établissement.
• Pour le calcul de l’effectif dans le cadre de la participation aux résultats, si l’entreprise fait partie d’une unité économique et sociale, le calcul se fera au niveau de l’UES.

Salariés pris en compte dans l’effectif

• Salariés titulaires d’un contrat de travail y compris ceux dont le contrat de travail est suspendu (arrêt maladie…).
• Les mandataires sociaux uniquement s’ils sont titulaires d’un contrat de travail.

Personnes exclues de l’effectif

• Apprentis, contrats uniques d’insertion (contrat initiative-emploi et contrat d’accompagnement dans l’emploi), contrats de professionnalisation (sauf pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles).
• Salariés en CDD lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (le salarié absent ou remplacé reste décompté) – sauf remplacement d’un mi-temps thérapeutique.
• Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y inclus intérimaires (ils sont pris en compte au niveau de leur entreprise employeur).
• Dirigeants : gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, présidents du conseil d’administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA, présidents et dirigeants de SAS.
• Les volontaires en service civique.
• Les travailleurs handicapés des Esat (anciennement appelés CAT).
• Stagiaires en milieu professionnel qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail.
• Les stagiaires de la formation professionnelle continue.

Règles de calcul de l’effectif

• L’effectif est calculé au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus.
• Les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte.
• Pour obtenir l’effectif annuel moyen, l’employeur additionne les effectifs mensuels puis divise le résultat par le nombre de mois durant lesquels des salariés ont été employés (arrondi à deux chiffres après la virgule).
• Les salariés à temps complet employés tout le mois comptent pour 1 unité.
• Les salariés à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur durée contractuelle de travail.
• Les salariés au forfait en jours réduits ne bénéficient pas du dispositif de prorata.
• En cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, les salariés sont décomptés en fonction du nombre de jours du mois pendant lesquels ils sont employés (calcul en jours calendaires).
• En cas de première embauche en cours d’année : C’est l’effectif présent au dernier jour du mois dans les différents établissements existants qui est retenu et qui sera applicable du jour de l’embauche du premier salarié au 31 décembre de l’année de cette embauche (il ne sera pas tenu compte du nombre de jours d’emploi durant le mois de l’embauche pour proratiser).
• La prise en compte des salariés placés en temps partiel thérapeutique dans l’effectif fait l’objet d’une proratisation à hauteur de leur durée de travail (validé par le BOSS – bulletin officiel de la sécurité sociale – depuis le 1er novembre 2022). Et les salariés éventuellement embauchés pour les remplacer sur cette période doivent être comptabilisés dans les effectifs.

Franchissement de seuil

• La première année de franchissement d’un seuil est celle au titre de laquelle l’effectif de l’entreprise, déterminé au moyen des données mensuelles de l’année civile précédente, atteint ou dépasse le seuil concerné.
• Ce n’est qu’après le 5^ème franchissement de seuil consécutif que l’employeur sera assujetti à l’obligation liée au seuil d’effectif (dispositif de neutralisation de franchissement de seuil).
• L’application de ce dispositif s’apprécie seuil par seuil (11, 20, 50 et 250) et ne concerne que les situations de franchissements de seuils à la hausse (ne concerne pas les créations d’entreprise avec un dépassement d’emblée des seuils).
• Les employeurs qui franchissent à la baisse un seuil d’effectif sur une année civile, ne sont plus soumis à l’obligation liée à ce seuil et ce, dès la première année. Par la suite, un nouveau franchissement à la hausse permettra de bénéficier à nouveau de la mesure de neutralisation pendant 5 années civiles.
• Ne bénéficient pas du dispositif de neutralisation : Les entreprises dont l’effectif, au 1er janvier 2020 (calculé sur la base de l’effectif annuel moyen 2019), est supérieur ou égal à un seuil et qui étaient déjà soumises, au titre de l’année 2019, aux dispositions applicables à ce seuil. Les entreprises bénéficiaires en 2019 d’un dispositif antérieur de neutralisation des effets de seuil ne bénéficient pas du dispositif actuel.

Dès la première embauche, mettez vous en conformité en ayant un registre unique du personnel